Regina Maria: Charisma Medical Software stă la baza promptitudinii serviciilor de laborator ale Regina Maria

Charisma Medical Software este un program versatil care poate fi personalizat pentru fiecare laborator în parte, poate fi configurat în funcție de nevoi și, extrem de important, are o viteză de lucru foarte mare.

- Chief Laboratory Physician

Regina Maria, Bucharest

Companie
Regina Maria, cea mai mare rețea privată de sănătate din România, și-a câștigat poziția de lider pe piața medicală românească datorită calității serviciilor oferite și a numărului impresionant de unități medicale prin intermediul cărora se adresează celor peste 165.000 abonați, şi altor categorii de pacienţi . În cifre, la jumătatea anului 2012, rețeaua Regina Maria însemna: 18 policlinici proprii, şase spitale, două maternități, trei campusuri medicale,cinci centre de imagistică, o bancă de celule stem și peste 130 de policlinici partenere.

Activitatea este sustinută de o reţea naţională de laboratoare clinice (Bucureşti, Braşov, Constanţa şi Bacău) care asigură atât analizele medicale în regim de urgență solicitate de spitale, precum și analizele cu regim normal venite din celelalte unități.

Rețeaua de laboratoare asigură o gamă largă de investigații, de la cele uzuale și până la cele de diagnostic avansat, în total depășind 1.300 de tipuri de analize.

Situația
Laboratorul Regina Maria din Bucuresti este destul de tânăr, s-a format în urmă cu doi ani ca urmare a expansiunii rețelei și a amplificării nevoii de a avea servicii de laborator proprii, care să poată trata cu rapiditate și acuratețe cererile de analiză. Laboratorul are specific de spital și tratează urgențele venite din ambulator, dar și cererile de analiză primite din clinicile rețelei și ale parterilor externi (clinici care nu au laborator propriu, medici specialiști din alte locații, medici de familie, cabinete individuale etc).

“Primim zilnic o medie de 1000 de cereri pentru care procesăm minim 6000 de analize. Dintre acestea, 20% sunt în regim de urgență și trebuie să le livrăm în maxim 2 ore de la intrarea probei în laborator.” susține - Medic Șef Laborator Clinc București, Regina Maria.

Pentru a susține acest volum, care continuă să crească pe măsură ce rețeaua se extinde, s-a decis ca activitatea de laborator să fie gestionată prin intermediul unui sistem informatic specializat, capabil să automatizeze cât mai multe activități și care să fie integrat cu analizoarele în vederea eliminării oricărei posibilități de eroare umană.

În plus, sistemul informatic de laborator trebuia să contribuie și la susținerea altor activități ale rețelei, prin integrarea cu aplicația financiar – contabilă, cu cea de programări și consultații, cu site-ul web prin intermediul căruia pacienții își pot accesa on-line rezultatele etc.

Soluția

Colaborarea cu TotalSoft data încă dinaintea fuziunii Euroclinic cu CMU și rebrandingul lanțului, sistemele care stăteau la baza acesteia fiind Charisma ERP și Charisma Medical Software. Odată cu înființarea diviziei de laboratoare, Charisma Medical Software a fost aleasă în mod natural pentru a gestiona o activitate de o asemenea importanță.

Implementarea sistemului în laboratorul din București a însemnat, în primul rând, integrarea cu echipamentele din laborator (analizoarele) și automatizarea preluării cererilor de analize și a livrării rezultatelor. In prima fază s-au integrat în Charisma analizoarele de chimie și hematologie, ele prelucrând cel mai mare volum de analize, urmate de cele de imunologie și de cele cu volum mai mic de activitate. Pentru bacteriologie, department în care implicarea automatizării este mai mică, s-a preferat modul de lucru manual. S-a urmărit astfel eliminarea intervenției umane și a posibilelor erori în procesul de prelucrare a probelor, precum și o scădere a timpului de livrare a rezultatelor.

A urmat integrarea Charisma cu site-ul Regina Maria pentru a le oferi pacienților posibilitatea accesării on-line a rezultatelor analizelor. Acestea sunt disponibile într-o secțiune specială, securizată, în care accesul se face pe baza codului probei și al celui de acces pe web. “Din Charisma, rezultatele pleacă către pagina web la un interval de 2 ore, timp în care medicul de laborator poate să sesizeze eventuale neconcordanțe” spune Chief Laboratory Physician, Regina Maria.

În Charisma există, de asemenea, posibilitatea realizării unor programări la analizele. Această funcționalitate este folosită pentru analizele care sunt decontate de către Casa Națională de Asigurări de Sănătate care alocă lunar un anumit fond. În momentul în care acesta expiră, laboratorul anunță pacienții că nu mai sunt fonduri și îi programează pentru următoarea lună.

Sincronizarea Charisma cu SIUI (Sistemul Informatic Unic Integrat) se face și ea în mod automat, susținând activitatea lunară de raportare obligatorie către CNAS. “Nouă ne revine doar atribuția de a verifica datele și de a pune buletinele în ordine”.

Prin integrarea Charisma Medical Software cu sistemul financiar-contabil utilizat în Regina Maria (Charisma ERP), s-a urmărit preluarea automată a datelor, facturarea conform serviciilor, generarea necesarului de materii prime pe baza consumului, realizarea rapoartelor de venituri și cheltuieli, urmărirea parcursului consumabilelor, al epuizării stocurilor etc., toate acestea în vederea urmăririi gradului de eficiență a laboratorului.

Sistemul este accesat de cei 35 de specialiști care lucrează în laborator, fiecare având propria parolă și drepturi de acces la informație în funcție de specializarea și atribuțiile pe care le are.

Rezultate

livrarea analizelor în regim de urgență se face într-un timp mult mai scurt decât cel convenit în mod standard în domeniu (2 ore). “Când analiza este gata, rezultatul pleacă automat din analizor în Charisma unde este validat de tehnician și de medic, iar din acest moment, în doar câteva secunde, devine disponibilă medicilor din spital și clinici.”
activitatea doctorilor este susținuta prin posibilitatea accesării parțiale a analizelor. “Sunt cazuri în care unele analize au nevoie de un timp mai mic de procesare de către analizor și, în același timp, sunt foarte urgente. În acestă situație, Charisma ne permite să nu așteptăm întreg setul de analize și să le oferim doctorilor posibilitatea vizualizării parțiale a rezultatelor, pe măsura ce sunt gata.”
prin integrarea Charisma cu analizoarele s-a eliminat eroarea umană “Analizorul citește codul de bare de pe eprubetă, analizează probele și transmite rezultatele în Charisma, având permanent ca referință codul de bare. Astfel, am eliminat intervenția umană în mare măsură și, implicit, orice incident de contaminare a probelor și alterare a rezultatelor analizelor.”
prin integrarea cu Charisma ERP s-a eficientizat activitatea la nivel financiar “Am eficientizat activitatea personalului din laborator, prin eliminarea unor task-uri de introducere a datelor, și am scăzut cheltuielile la nivelul unității.”
timpul de livrarea a analizelor a scăzut semnificativ fiind o referință importantă în domeniu “Din cele minim 6000 de analize efectuate zilnic prin Charisma, 20% le livrăm în regim de urgență, în maxim 2 ore de la intrarea probelor în laborator, și aproape 80% până a doua zi. Există și un un procent foarte-foarte mic care se livrează într-un timp mai mare, dar asta din rațiuni de eficientizare a consumului de reactivi și de menținere a costului analizei la o valoare accesibilă.”
s-a obținut siguranța totală privind acuratețea informațiilor, printr-o dublă validare a rezultatelor (de către sistem și de către medicul din laborator), într-un timp foarte scurt: “Un medic validează o listă de 150 de înregistrări/ fișe în 30-45 min, cca 4-5 înregistrări/ fișe pe minut. Acestă performanță este posibilă datorită Charismei care ne oferă informațiile automat.”

Studiu de caz realizat în anul 2012.