eDecont

Charisma e-Decont este interfaţa web necesară companiei pentru administrarea eficientă a fluxurilor cu deconturi. Procesul este iniţiat de către angajat care solicită aprobarea către şeful direct a avansului, indiferent dacă este cash sau de pe card. Integrat nativ cu orice sistem de tip ERP, inclusiv Charisma ERP, funcţionalităţile aduc beneficiul automatizării unor procese operaţionale, reduce costurile şi eficientizează activitatea în cadrul companiei.
 
BENEFICII

Reduce costurile operaţionale
Prin eliminarea unor timpi de execuţie redundanţi sau manuali; notificări automate asupra paşilor de aprobare următori;
 
Eficientizează operaţionalul
Printr-o soluţie intuitivă şi automatizată; calcul automat al sumelor diurnelor, în funcţie de localitatea, ţara şi numărul de zile de deplasare, precum şi calculul sumelor de închidere, pe baza avansurilor acordate;
 
Minimizează riscul intern
Datorită sporirii controlului financiar asupra deconturilor sau a banilor utilizaţi pentru deplasări diverse.
 
FUNCȚIONALITĂȚI

Managementul avansurilor acordate. Include:
  • Înregistrarea informaţiilor de interes legate de avansuri: suma, valuta, scopul (ordin de deplasare, protocol, consumabile birou, etc);
  • Captarea automată a unor informaţii legate de angajat, din sistemul de Back-Office, pe baza autentificării pe pagina web;
  • Parcurgerea facilă şi notificarea automată asupra etapelor de parcurs în fluxul de aprobare a unui avans, pe baza organigramei implementate în sistem; înregistrarea şi păstrarea istoricului fluxului, indiferent dacă este aprobat sau respins;
  • Generarea automată a documentelor de plată în sistemul de Back-Office (exd. ordin de plată avans spre decontare);
  • Alocarea rapidă a fondurilor extrase de pe cardul de firmă pe ordinele de deplasare;
 
Managementul ordinelor de deplasare. Include:
  • Înregistrarea informaţiilor de interes legate de ordinele de deplasare;
  • Generarea automată a documentelor de plată în sistemul de Back-Office, în urma validării finale (ex. Ordin de deplasare);
 
Managementul deconturilor. Include:
  • Înregistrarea informaţiilor de interes legate de deconturi (număr şi dată, tip document, perioadă, partener, tipul plăţii, obiectul cheltuielii, valoare);
  • Trasabilitatea cu avansurile acordate, şi automatizarea calcului diurnei pe  bazainformaţiilor generale ale decontului;
  • Parcurgerea facilă şi notificarea automată asupra etapelor de parcurs în fluxul de aprobare a unui decont, pe baza organigramei implementate în sistem; înregistrează şi păstrează istoricul complet al fluxului, indiferent dacă este aprobat sau respins;
  • Motor de căutare complex (număr, dată, centru de cost (proiect, departament), perioadă sau stare a decontului);
  • Vizualizare şi acces securizat conform rolului utilizatorului în fluxul documentului;
  • Modificarea şi validarea financiară (finală), generând automat documentele echivalente în sistemul Back-Office;
 
Integrarea automată şi facilă cu orice sistem de Back-Office, de gestiune a resurselor companiei, inclusiv Charisma ERP;
 
Tipărirea şi accesul rapid la orice document legat de deconturi sau cheltuieli realizate în deplasări.