MedLife: Un sistem stabil și potrivit pentru viitor

Dorin Preda

Utilizăm un sistem informatic stabil, care acoperă nevoile actuale ale rețelei medicale MedLife și reprezintă fără doar și poate soluția pentru următorii ani, când toți ne vom digitiza și vom dori să avem totul pe telefon sau pe calculator. Aceasta este de fapt diferența dintre Charisma și restul soluțiilor medicale din România și chiar din afara ei.

- Dorin Preda
Member of Administration Council, MedLife

Compania
MedLife este cel mai mare provider de servicii medicale private din România, fiind într-o permanentă dezvoltare pentru a răspunde celor mai exigente și mai complexe solicitări din domeniul medical. La ora actuală, MedLife își desfășoară activitatea în 9 Hyperclinici din București, Timișoara, Brașov și Arad; 8 laboratoare proprii de analize; 6 spitale mono și pluridisciplinare în București, Brașov și Arad, 3 maternități în București și în țară, 8 centre de excelență cu specializare unică, 8 farmacii proprii reunite sub rețeaua PharmaLife, 28 de cabinete medicale on-site, 26 de echipe mobile și în colaborare cu 150 clinici medicale partenere din toată țara.

Cu această structură, MedLife tratează anual  2 mil pacienți, are 250.000 abonați corporate, proveniți de la 4500 de companii, procesează zilnic  20.000 de analize medicale și are 2500 de angajați, dintre care 2000 sunt utilizatori ai sistemului Charisma.

Situația
Pentru managementul activității sale, MedLife a utilizat până în anul 2010 o soluție software dezvoltată inhouse, împreună cu un partener, dar care nefiind integrată crea o serie de neajunsuri. În plus, platforma tehnică pe care aceasta era realizată nu mai răspundea nivelului în creștere al MedLife, chiar dacă la acel moment compania opera un singur spital. La nivel de management nu exista o imagine clară a situației business-ului și nici informații complete care să susțină deciziile de extindere.

“Decizia schimbării sistemului informatic a fost o decizie strategică pentru că ne-am dorit ca sistemul cu care operăm să ne asigure mai mult decât elementele necesare funcționării, să acopere inclusiv elemente necesare dezvoltării ulterioare, pe o perioadă de 10 ani” Dorin Preda, Membru Consiliu de Administrație, MedLife.


Soluția
Platforma software oferită de TotalSoft are la bază patru componente software: Charisma Medical Software și Charisma ERP - care integrează activitatea medicală cu cea economică în vederea informatizării totale a fluxurilor de lucru, Charisma HCM – care asigură gestionarea activității de HR&Payroll și un sistem de management al relației cu clienții bazat pe tehnologie Microsoft. Integrarea tuturor componentelor într-o platformă unică asigură activității MedLife un nivel ridicat de performanță, siguranță în utilizare și o securitate sporită a datelor.

“Am ales Charisma tocmai pentru că oferea un sistem integrat, flexibil și scalabil, ceea ce ne-a permis implementarea lui în 8 entități jurdice separate, de dimensiuni și specific diferit. Am considerat că prin sistemul oferit de TotalSoft vom avea suportul necesar pentru excelență operațională, înțelegând prin asta că oricărui pacient care sună în call center-ul MedLife i se va răspunde pe nume, operatorul având fișa medicală cu întreg istoricul acestuia în față și putând purta un dialog mult mai aproape de el. Tot prin excelență operațională înțeleg și faptul că, după ce medicul a prescris o rețetă unui pacient, acesta va găsit în farmacia de la parterul clinicii o punguță cu medicamentele prescrise” apreciază dl Preda.

Soluția este utilizată zilnic de către managerii MedLife și constituie baza deciziilor operaționale și strategice luate de companie. Datorită posibilității de arhivare a datelor intervențiilor medicale efectuate fiecărui pacient, Medlife poate oferi  pacienților săi conceptul de “second opinion”. Astfel, la cererea pacientului, compania poate transmite dosarul electronic medical către orice doctor, oriunde în lume.
De asemenea, Charisma permite realizarea outsourcing-ului de funcții medicale. Cele 5 computere tomograf ale Medlife pot fi operate de personal medical mediu iar interpretarea rezultatelor poate fi făcută de un singur doctor. In plus, aplicația pentru doctori permite consultațiile interdisciplinare, cu medici din alte cabinete sau din alte orașe, pacientul plecând de la Medlife cu o concluzie finală a investigațiilor.

O altă componentă importantă a platformei software este aplicația de CRM care reprezintă baza evaluării corecte a proceselor de marketing și vânzri. “Vrem să știm în permanență ce clienți avem, ce îi caracterizează, ce comportament au, cum trebuie să le promovăm serviciile noastre. Cu informațiile medicale și financiare oferite de Charisma, putem să tragem ușor concluzii și să generăm politici de marketing corecte” apreciază dl Preda.

Rezultate
Beneficiile implementării suitei de aplicații Charisma nu s-au reflectat doar la nivel de management ci și la nivel de utilizatori, de la cei implicați în activitatea medicală, până la cei comerciali și administrativi.

Din punct de vedere al personalul medical s-a obținut:

  • Posibilitatea vizualizării rezultatelor analizelor în timp real, indiferent de loboratorul care prelucrează analizele ;
  • Integrarea sistemului informatic  cu analizoarele a dus la preluarea automată a
  • instrucțiunilor de lucru și implicit a transmiterii rezultatelor acestora. S-a eliminat astfel orice eroare umană și s-a redus semnificativ timpul de livrare a rezultatelor;
  • S-au obtinut facilitati de informare, acces si operare pentru pacient, in special, pentru medici si pentru parteneri. Fiecarui pacient i-ar placea ca pe telefonul mobil, securizat, sa-si acceseze istoricul medical. Un pacient cronic, de exemplu, are posibilitatea sa-si evalueze situatia medicala la un interval regulat, el putand accesa de acasa informatii medicale, sa faca comparatie intre rezultatele de mai vechi si cele de ultima ora, sunt facilitati pe care Charisma ni le oferta astazi, reprezentand practic baza pe care vom construi in viitor si alte aplicatii pentru clienti.
  • Timpul de procesare al analizelor s-a scurtat datorită automatizării;
  • S-au optimizat procesele de lucru. Serviciile medicale efectuate se pot confirma de către medic direct din modulul de programări iar efortul de încasare a contravalorii serviciilor după consultație s-a minimizat, eliminându-se munca redundantă de verificare a informațiilor;
  • Prin interemediul modulului de abonamente se pot verifica instantaneu serviciile medicale aferente fiecărui abonat, fără a mai fi nevoie să se verifice într-o bază de date specială;
  • Integrarea modulului de farmacie cu cel de spital, care opereaza în timp real în modulele de gestiune stocuri, a dat posibilitatea facturării articolelor la prețul achiziției;
  • S-a eliminat completarea repetată a datelor pentru raportările către CNAS și DRG;


Din punct de vedere al managementului s-a obținut:

  • Raportare în timp real, operațională și managerială, cu posibilitatea creării de rapoarte dinamice;
  • Abonații pot merge în orice clinică MedLife, doar pe bază de programare;
  • Facturarea se face automat din sistem către parteneri (clienți sau furnizori), la fel și înregistrarea facturilor în sistemul financiar;
  • Sistemul se poate seta să emită autoamat facturile și să le trimită pe e-mail la o dată fixă;
  • Raportările privind veniturile și cheltuielile pe dimensiuni de analiză merg până la nivel de detaliu (pacient);
  • S-au obținut interfețe prietenoase pentru utilizatori (Receptie, Call Center), orientate către tipul de activitate desfășurată, reducând astfel timpul de așteptare al pacientului.
     

Studiu de caz realizat în anul 2014.