Fildas Trading: Utilizăm Charisma HCM la maxim

Diana Dragomir

Ce îmi place cel mai mult la Charisma este faptul că putem adapta soluția în funcție de ce ne dorim noi, ca departament de HR, dar și în funcție de ce ne cere managementul. În Fildas, utilizăm Charisma la maxim, de la date angajați, salarizare și până la raportare totul derulăm prin intermediul soluției TotalSoft.

- Diana Dragomir
HR Director, Fildas Trading

Compania

Înființată în 1991, Fildas este prima companie de distribuție produse farmaceutice din România cu capital integral privat, aflată acum în topul celor mai mari jucători ai acestei piețe. Fildas a crescut și și-a diversificat activitatea și în direcția retailului de medicamente, iar astăzi se mândrește cu cel mai mare lanț de farmacii din România, arhicunoscutul brand CATENA. Împreună, cele doua companii generează venituri anuale ce depășesc 620 mil Euro și un profit net de peste 24 mil Euro. Grupul are, la începutul anului 2015, un număr de 2500 de angajați, din care trei sferturi lucrează în cele 480 de farmacii ale lanțului.      

Situația

Anul 2003 a reprezentat pentru Fildas anul de boom, compania reușind o creștere a cifrei de afaceri de la 58 mil Eur, la 121 mil Eur. O evoluție de o asemenea amploare avea nevoie, pe lângă o echipă valoroasă și entuziastă, de instrumente software puternice care să ajute la luarea deciziilor, prin gestionarea minuțioasă a activității și a resurselor umane.  A fost momentul în care Fildas a demarat un proces amplu de informatizare, axat pe implementarea unor soluții software puternice, care să susțină, în primă fază diverse zone de activitate, iar în final să permită centralizarea tuturor informațiilor într-o platformă unică.

Evident, informatizarea a început cu zona cea mai fierbinte pentru Fildas, distribuția. Compania a ales în anul 2004 Charisma datorită modului în care soluția TotaSoft răspundea nevoilor sale de gestionare a acestei activități, precum și datorită referințelor pe care le avea în special în piața de distribuție medicamente. A urmat implementarea componentei de financiar-contabilitate și de resurse umane și, odată cu asta, activitatea Fildas a trecut complet pe o platformă software furnizată de TotalSoft.

Din punct de vedere al activității de resurse umane, business-ul care genera cele mai mari provocări, prin prisma numărului mare de angajați și al dispesiei lor geografice, era cel de retail. Astfel, în anul 2011 compania a decis să implementeze Charisma HCM – componenta de resurse umane și salarii – și pentru gestionarea angajaților lanțului de farmacii Catena.  

La acel moment, Catena utiliza trei aplicații diferite pentru gestionarea resurselor umane și salarizare ceea ce, invariabil, crea neplăceri în partea de raportare centralizată, fiecare având un mod diferit de lucru, de urmărire și de export de date. Centralizarea datelor de HR presupunea multă muncă manuală, informațiile neputând fi disponibile în momentul în care era nevoie de ele. Modul diferit de lucru impunea o limită și în diversitatea rapoartelor, realizarea unor analize ad-hoc care să susțină anumite decizii era practic imposibilă.

“Nevoia de centralizare a tuturor informațiilor într-un singur sistem informatic și obținerea raportelor în timp real despre situația angajaților, indiferent de locație, a venit odată cu dezvoltarea companiei și cu creșterea exigențelor managementului cu privire la gestionarea resurselor umane”a precizat doamna Diana Dragomir, HR Director, Fildas Grup.

Soluția

Prin implementarea Charisma, Fildas și-a propus și optimizarea proceselor departamentului și un control mai bun al activității de HR. Astfel, la implementarea soluției s-a pus accent pe stabilirea unei structuri clare a departamentelor și a legaturii dintre acestea, precum și pe introducerea informațiilor detaliate care să permită administrarea eficientă a proceselor de HR (date personale angajați (adresă, stare civilă, copii), educație, informații financiare, evoluție profesională, concedii etc).

Centralizarea tuturor informațiilor de HR și salarizare într-o bază de date unică, care să permită obținerea unor analize dataliate a fost, de asemenea, o prioritate a implementării soluției. În acest scop, s-a urmărit configurarea automată a formei și conținutului rapoartelor pe categorii de interes (promovări, fișa de evaluare, fișa personală, istorie funcții și salarii, centralizator salarii, ștate, concedii medicale, adeverințe, contracte, acte aditionale etc.).

În modulul de salarizare s-au configurat toate datele necesarea calculării acestora în mod automat, de la  formulă de calcul, tipurile de salarii, sporuri, prime, concedii, rețineri etc. 

 

Rezultate

  • Rapoartarea este mult mai facilă, orice nevoie se poate configura în sistem și exporta în excel “diversitatea analizelor pe care le facem pe parte de HR a crescut considerabil în ultimul an, adaptăm Charisma la noile cerințe ale managementului, dar și la noile noastre nevoi de urmărire a resursei umane. La un moment dat am vrut să știm cine se va pensiona în următorii cinci ani, o situație pe care am obținut-o foarte repede și ușor din Charisma” povesteștedna Dragomir.
  • Bază de date unică pentru datele de personal a avut impact la nivelul timpului necesar calculului salarial “S-a scurtat foarte mult timpul de realizare a calculului salarial, în special datorită faptului că responsabilii de această activitate nu se mai ocupă și de introducerea oamenilor în sistem. În momentul în care angajăm un om, inspectorul de resurse umane îi introduce datele în sistem și din acel moment datele lui sunt la dispoziția noastră în timp real” povesteștedna Dragomir.
  • Centralizarea tuturor informațiilor a permis o mai bună urmărire a activităților de perfecționare a angajaților “Avem în Charisma inclusiv datele cursurilor pe care le organizăm pentru angajați, când au loc, trainer, participanți etc. Practic avem o oglindă în timp real a specializărilor fiecărui angajat, situație extrem de importantă în planificarea campaniilor de training” susținedna Dragomir.
  • Facilitățile de import de date pe care Charisma le oferă, în special în privința datelor necesare calculului salarial (bonusuri, ore suplimentare, spor de noapte etc.) au dus la simplificarea procesul, scurtarea timpilor de calcul și acutatețea rezultatului.
  • Optimizarea proceselor departamentului “am reușit să optimizăm procese, situație care, transformată în costuri, este un real beneficiu pentru companie. Acum departamentul de HR se poate ocupa și de alte lucruri, nu doar de salarizare”, apreciază dna Dragomir.
  • Păstrarea istoricul datelor, înghețarea lor și posibilitatea revenirii la situațiile anterioare fără erori “Charisma îmi permite să mă “întorc oricând în timp”, să relistez un ștat de salarii, datele fiind neschimbate” mărturisește dna Dragomir.
  • Configurabilitateă crescută a sistemului permite crearea diverselor situații, gestioanarea internă a oricărei cerințe de raportare, oricât de detaliată sau de sezonieră, fără să fie nevoie să se apeleze la TotalSoft. “La sfârșit de an organizam petreceri de Crăciun, în fiecare filială, pentru copii angajaților. Avem peste 2000 de copii ai angajaților și pentru fiecare în parte știm vârsta, dacă mai are frați și ce vârste au aceștia, de ce filială aparține părintele etc. Dacă Charisma nu ne-ar oferi posibilitatea să generăm niște situații centralizate, să filtrăm datele pe anumite criterii sau să repartizăm cheltuielile cu cadourile pe centre de cost ar fi imposibil să facem acest lucru” apreciazădna Dragomir.

[Studiu de caz realizat în anul 2015]