Coca Cola HBC România: Externalizare 100% a calculului salarial și a administrării de personal

Compania
Coca-Cola HBC România, membră a Grupului Coca-Cola Hellenic, este lider pe piața băuturilor non-alcoolice din România. Compania îmbuteliază o gamă largă de produse Coca-Cola, de la băuturi răcoritoare carbonatate (Coca-Cola, Fanta, Sprite, Schweppes), necarbonatate (Cappy Nectar și Cappy Pulpy), până la ceaiuri (Nestea), apă (Dorna, Dorna-Izvorul Alb, Poiana Negri), băuturi energizante (Burn) și cafea Ready to Drink (Illy). Produsele Coca-Cola sunt îmbuteliate în fabrici poziționate strategic în diferite regiuni ale țării: Ploiești, Timișoara și Vatra Dornei.
În prezent (ianuarie 2014), compania are aproximativ 1.700 de angajați.

Situația
La jumătatea anului 2011, Departamentul de HR al Coca-Cola HBC Romania a decis externalizarea mai multor activități consumatoare de timp, respectiv cele de calcul salarial și de administrare de personal, către un partener puternic, care să utilizeze o platformă software sigură, competitivă și care să nu-i ofere surprize neplăcute privind continuitatea businessului.

„Am căutat un furnizor alături de care să dezvoltăm un parteneriat pe temen lung, criteriile de selecție pe care le-am urmărit vizând aspecte precum reputația companiei, maturitatea soluției software utilizată pentru prestarea serviciilor și calitatea suportului tehnic. Dintre toate companiile cu care am discutat, TotalSoft a răspuns cel mai bine așteptărilor noastre” afirmă Reward &  HR Services Manager, Coca Cola HBC Romania.

Soluția
Contractul a intrat în vigoare din ianuarie 2012 cu o perioadă de calibrare între cerințele specifice activității Coca Cola și serviciile oferite de TotalSoft. A fost momentul în care s-au stabilit procedurile de lucru între echipe, dar și în sistem, astfel înât să se elimine orice posibilă eroare care ar fi putut să apară la nivel de calcul salarial, administrare a datelor de HR sau la nivelul fluxului de aprobare a concediilor.

În această perioadă echipa TotalSoft a lucrat la sediul Coca Cola, decizie care a ajutat foarte mult la clarificarea rapidă a diverselor nelămuriri și a eliminat eventualele greșeli sau timpi care s-ar fi pierdut  cu corespondența între echipe. Odată ce procedurile au fost standardizate, lucurile au intrat pe făgașul normal iar echipa de HR a Coca Cola a transferat integral activitatea de calcul salarial și administrare de personal către TotalSoft, păstrându-și atribuția de a verifica periodic corectitudinea activității TotalSoft.  

„Consider că la un anumit nivel de business poți controla lucrurile până la un punct, după care trebuie să ai încredere că partenerul pe care ți l-ai ales iți va furniza datele corect și că va învăța să facă lucrurile la fel de bine ca tine. Colaborarea cu TotalSoft merge foarte bine, cea mai bună dovadă fiind aceea că aud de acestă companie doar în ziua în care mi se virează salariul” mărturisește Reward &  HR Services Manager.

Pentru gestionarea pontajului celor peste 1700 de angajați, aflați în locații dispersate geografic, TotalSoft a implementat un sistem on-line pe care l-a adaptat cerințelor Coca Cola. S-au inclus elemente specifice activității de producție, care permit urmărirea detaliată a mai multor tipuri de absențe, a diverselor programe de lucru pe baza cărora angajații sunt remunerați, a evidenței orelor suplimentare și a recuperării lor. Această soluție a fost integrată cu sistemul financiar-contabil utilizat de companie (SAP) ceea ce a permis transferul automat al informațiilor precum și a notelor contabile necesare calculului salarial.

Rezultate:

• Degrevarea specialiștilor de HR de activitățile rutiniere și concentrarea lor pe activități de management. Prin externalizarea către TotalSoft a calculului salarial și a administrării de personal, a declarațiilor lunare către autorități și a ștatelor de plată, echipa de HR are mai mult timp pentru activitățile de management de personal. “Am dorit foarte mult să facem externalizare 100% și să eliminăm anumite fluxuri interne care prelungeau timpul de răspuns la solicitările angajaților”.
• Siguranță sporită a datelor prin uniformizarea, simplificarea și automatizarea proceselor;
• Siguranță din punct de vedere al auditării;
• Eliminarea erorii umane. În urma implementării aplicației de pontaj on-line s-a eliminat colectarea manuală a informației și, implicit, eroarea umană și timpul alocat prelucrării mai multor exceluri, informațiile necesare calculului salarial transmițându-se automat.

Calitatea serviciilor oferite de TotalSoft a dus la decizia Coca Cola de a extinde colaborarea și pentru filiala din Republica Moldova. Astfel, începând cu iunie 2012, cei 200 de angajați Coca Cola din Chișinău beneficiază și ei de serviciile TotalSoft.
 

Studiu de caz realizat în anul 2013.