Regina Maria: Creştere cu 33% la colectarea facturilor restante utilizând Charisma Collection

Compania

REGINA MARIA, cea mai extinsă rețea privată de sănătate din România, și-a câștigat poziția de lider pe piața medicală românească datorită calității serviciilor oferite și a numărului impresionant de unități medicale prin intermediul cărora se adresează celor peste 230 000 abonați şi altor sute de mii de pacienți din retail. În cifre, la nivelul lunii martie 2014, Rețeaua privată de sănătate REGINA MARIA înseamnă: 21 policlinici proprii, patru spitale, două  maternități, trei  campusuri medicale, cinci centre de imagistică, o bancă proprie de celule stem și peste 140 de policlinici partenere in țară. Activitatea este sustinută de o reţea naţională de laboratoare clinice (Bucureşti, Braşov, Constanţa, Bacău, Cluj și Craiova) care asigură atât analizele medicale în regim de urgență solicitate de spitale, precum și analizele cu regim normal venite din celelalte unități. Rețeaua de laboratoare asigură o gamă largă de investigații, de la cele uzuale și până la cele de diagnostic avansat, în total depășind 1.500 de tipuri de analize.

Situația

Pentru gestionarea activității financiar – contabile, REGINA MARIA utiliza sistemul Charisma ERP, cu functionalitățile aferente monitorizării situației financiare a clienților. Urmărirea clienților restanți se făcea de către un Credit Controller, iar activitatea de collection era desfașurată de responsabilii pe fiecare zonă, pe bază de rapoarte prelucrate manual în excel.

 “Volumul de date fiind mare și greu de gestionat,  se impunea o soluție care să ne ajute, să ne ofere informațiile centralizate, situația financiară a fiecărui client în timp real, istoricul acestuia, statistici privind comportamentul de plată etc.” povestește Credit Controller-ul al Rețelei private de sănătate REGINA MARIA.

Soluția

REGINA MARIA utiliza deja o platformă software de la TotalSoft, cu componente integrate care permiteau gestionarea întregii activități în mod unitar. Adăugarea în platformă a unei noi soluții din portofoliul TotalSoft se putea face rapid și cu beneficiile specifice unei soluții integrate.

Implementarea Charisma Collection s-a realizat pe baza specificaţiilor definite de echipa REGINA MARIA și a durat aproximativ 2 luni. Charisma Collection este dezvoltată pe tehnologie Microsoft CRM, ca un add-on la ERP-ul Charisma, pentru a gestiona exclusiv activitatea de colectare debite punând la dispoziţia utilizatorilor toate informaţiile financiare legate de client (date de contact, date referitoare la contracte, situatie financiară etc).

Soluția se integrează nativ cu sistemul CRM, modulele de vânzări și marketing, pentru a gestiona unitar toate acțiunile destinate clienților. Asimilarea Charisma Collection a fost rapidă, utilizatorii beneficiind de traininguri și manuale de utilizare.

Rezultate

• Au fost automatizate activitățile de collection, prin generarea de către aplicație a activitatilor de telefon, sms, mail, notificări, la intervale exacte, conform unor timeline-uri stabilite de REGINA MARIA, în funcție de tipul și specificul clienților. “Colectarea facturilor cu scadență depașită a crescut cu 33% față de perioada anterioară implementării soluției și acest lucru se datorează în mare parte automatizării procesului și transmiterii reminder-elor de plată la intervale clare de timp” apreciază Andreea Flangea.
• Un mare impact l-a avut faptul că prin Charisma Collection facturile intră automat în procesul de collection din prima zi după scadență, spre deosebire de modul de lucru anterior care nu permitea o astfel de urmărire a restanțelor. “Anterior implementării aplicației, lucram pe baza situațiilor actualizate la diverse intervale de timp. Acum, din prima zi a depășirii scandenței, suntem înștiințați de acest lucru atât noi, cât și clienții noștri.” – afirmă Andreea.
• Situatiile financiare sunt actualizate zilnic. În aceste condiții, datele sunt corecte și complete în orice moment, aspect foarte important în procesul de collection, unde acuratețea datelor financiare are un impact major în eforturile de colectare ale responsabililor de proces.
• Prin generarea activităților în mod automat și urmărirea lor centralizată în CRM “putem să generăm  foarte ușor rapoarte și să verificăm statusul acțiunilor pe fiecare responsabil în parte, pe categorii de clienti, pe diferite perioade de timp etc. Am eliminat complet activitatea de centralizare a datelor, sistemul oferindu-ne în timp real orice tip de raport dorim” spune credit controller-ul REGINA MARIA.  
• S-a eliminat timpul cu pregătirea bazelor de date pentru trimiterea alerterelor prin Microsoft Outlook. “Charisma Collection transmite sms-uri și alerte automate la anumite intervale de timp, în funcție de particularitățile categoriei din care face parte clientul, optimizând activitatea fiecărui responsabil de colectare a debitelor și eliminând o discuție mai puțin plăcută cu clientul”.
• Prin integrarea soluției cu modulul de vânzări, responsabilii de collection pot să urmărească mult mai ușor situația fiecărui cont, cu tot istoricul aferent. În plus, orice user interesat are în orice moment istoricul clientului din punct de vedere financiar, al comportamentului de plăți, al promisiunilor de plată făcute și respectate.

Studiu de caz realizat în anul 2014.