BCR Leasing: Charisma înseamnă calitate, rapiditate si profesionalism

Situația

BCR LEASING IFN este o importantă companie de profil, prezentă pe piața românească de leasing din anul 2001. Este subsidiară a Băncii Comerciale Române și parte a ERSTE Group, un important grup financiar din Europa Centrala și de Est.

Cu un număr de 12 de sucursale și aproximativ 100 de angajați, compania oferă în prezent o gamă completă de servicii de leasing financiar. De la înființarea ei, BCR LEASING IFN a fost o companie orientată în a oferi servicii de calitate către clienții săi, preocupată permanent de inovație, calitate și de adaptarea produselor și serviciilor sale la cerințele pieței. 

Odată cu criza financiară din anul 2008, companiile de leasing au suferit o puternică lovitură. Business-ul a avut de suferit pentru că volumele finanțărilor au înregistrat scăderi de aproape 75% iar companiile de leasing au fost nevoite să facă fața impactului finanțărilor neperformante și numărului tot mai mare de bunuri recuperate.

După câștigarea luptei cu finanțările neperformante, sub presiunea tot mai mare pusă pe productivitate și eficiență, compania a trebuit să se reinventeze, concentrându-se pe îmbunătățirea proceselor interne și pe calitatea serviciilor oferite clienților. Stabilindu-și aceste două direcții de acțiune, BCR Leasing și-a propus să redevină lider de piață, plasând în centrul strategiei sale orientarea către client.

Studiile dedicate pieței de leasing au arătat că volumul documentației solicitate clienților și timpul de răspuns la cererea de finanțare erau indicatorii cei mai importanți în formarea percepției consumatorilor cu privire la calitatea serviciilor financiare. 

BCR Leasing începuse încă din 2012 diverse proiecte pentru îmbunătățirea timpului de răspuns, acesta scăzând de la câteva zile, în unele cazuri, la sub 8 ore, dar nu era suficient. Era nevoie de o abordare radicală și inovativă.

Soluția

Pornind de la poveștile de succes din grupul ERSTE, BCR Leasing și-a fixat o țintă foarte ambițioasă: să dea răspunsul clientului pe loc, la prima vizită a acestuia la dealer sau în sucursalele sale. Trebuiau automatizate următoarele procese: introducerea datelor clienților, interogările multor surse externe pentru a avea documentație la dosar și pentru a verifica bonitatea clientului și complicatul proces de analiză financiară, obligatoriu conform cerințelor Băncii Naționale. Aceste procese necesitau o atenție extraordinară și, fiind manuale, erau expuse unui risc operațional ridicat.

Soluția pentru automatizarea procesului de analiza financiară a fost sistem dezvoltat împreună cu colegii din Grupul ERSTE, care a fost perfecționat și la care s-a făcut “fine-tunning” pe o perioadă de aproximativ 1 an. Acest sistem însă trebuia „alimentat” cu date.

Pentru ca „datele” reprezentau numitorul comun în multe procese, BCR Leasing a început să studieze piața pentru a găsi un furnizor de „date”. Companii  de profil erau specializate în culegerea și agregarea datelor din mai multe surse externe, oferind o sursă omogenă de informații pe care se puteau face căutări sau pe baza căreia se puteau emite/ descărca diverse rapoarte. Aceste companii ofereau deja servicii în mediul financiar-bancar, devenind  tot mai căutate în timpul crizei economice, perioadă în care se punea accent foarte mult pe managementul riscului și colectarea debitelor.

BCR Leasing avea nevoie să aducă automat în soluția web Charisma Leasing datele clienților, indicatori financiari și alte informații relevante aflate în diverse surse publice și să simplifice astfel introducerea datelor și analiza financiară. Pentru a oferi siguranță procesului de finanțare unele din aceste date trebuiau să fie disponibile în timp real.

După un elaborat proces de selecție, BCR Leasing a ales compania Starbyte ca furnizor de servicii web de interogare și furnizare date. Starbyte s-a diferențiat de competitori prin faptul ca are cel mai complex portofoliu de servicii și date despre companiile din România. De asemenea, în urma analizei cerințelor s-a constatat ca prin existența unui departament tehnic cu experiență în implementări în domeniul financiar unele din solicitările BCR Leasing puteau fi oferite doar de către această companie.

Totul urma să se integreze cu soluția Charisma Leasing furnizată de TotalSoft, prin care BCR Leasing își derulează întrega activitate de leasing și backoffice de peste 10 ani.

Rezultatul a depășit așteptările: se poate oferi răspunsul de aprobare preliminară clientului în câteva minute, după ce se completează doar CUI-ul , datele bunului, avansul si numărul de rate, la o simpla apăsare pe buton, fără să se mai solicite vreun document financiar. Ulterior optimizărilor, aprobarea finala se va putea da în mai puțin de o oră.

În spatele interfeței utilizator, se trag automat în timp real datele clientului, acționarii, alte date de la Registrul Comerțului, Ministerul de Finanțe etc. Interogările sunt evidențiate în Charisma Leasing și se pot atașa chiar documentele furnizate fără operare sau prelucrare manuală.

Proiectul a fost provocator atât din prisma noutății, integrarea dintre Charisma Leasing și serviciile de date Starbyte fiind o premieră pentru piața românească, a metodologiilor de lucru create special pentru a asigura succesul proiectului, precum și prin prisma echipei mixte de specialiști implicați.

Rezultate:

• La puțin peste o lună de la implementare, numărul de deal-uri aprobate a crescut cu 20% , răspunsul preliminar se dă aproape imediat, iar timpul de aprobare finală pentru o mare parte dintre dosarele de finanțare este undeva sub 2 ore.
• Costurile operaționale se pot reduce cu aproximativ 35% datorită faptului că nu se mai fac aceleași interogări de fiecare dată.
• A fost redus gradul de rutină din departamentele de Back Office prin faptul că nu se mai fac manual introduceri de date sau interogări, lucru care a dus la o creștere a productivității personalului.
• Soluția urmează a fi folosită în toate agențiile BCR Leasing din țară astfel încât departamentele de Back Office respective pot prelua mai multe cereri de finanțare.
• Prin folosirea serviciilor web de transmitere a datelor furnizate de Starbyte, BCR Leasing se așteaptă ca nivelul de calitate a datelor din sistemul său informatic să crească simțitor. La fiecare nouă finanțare, se actualizează toate datele și pentru clienții existenți. În plus, ca integrarea să fie posibilă, au fost dezvoltate mecanisme care reglează introducerea datelor într-un mod coerent și eficient, aspect care pe termen mediu spre lung va funcționa ca un sistem de „self healing” pentru datele eronate din sistemele BCR Leasing
• Pe lângă furnizarea de date prin servicii web, BCR Leasing beneficiază și de accesul la aplicația web a Starbyte, pe care o folosește personalul departamentelor de vânzări, marketing, colectare debite și juridic.

Studiu de caz realizat în anul 2014.