Instituţia
Primăria Sectorului 6 Bucuresşti este responsabilă cu derularea proiectelor de interes local precum: îndeplinirea hotărârilor consiliului local, întocmirea proiectului de buget local şi verificarea modului de cheltuire a acestuia, asigurarea ordinii publice, elaborarea planului urbanistic general, întreţinerea şi reabilitarea drumurilor publice, inventarierea şi administrarea bunurilor care aparţin domeniului public, menţinerea unei evidenţe clare a lucrărilor de construcţii, controlul depozitării deşeurilor menajere etc.


Situaţia
Alinierea la standardele europene şi creşterea eficacităţii instituţiei publice era necesar şi acest lucru este posibil doar prin adoptarea unor soluţii informatice integrate, care să permită urmărirea tuturor activităţilor specifice, de la cele financiar-contabile, bugetare şi până la resursele umane şi evaluarea eficienţei proiectelor desfăşurate.

Primăria Sectorului 6 a făcut acest pas înca din anul 2007 când a lansat licitaţia pentru achiziţionarea unui sistem informatic puternic care să integreze activitatea financiar-contabilă cu un modul de bugete specific instituiţiilor publice. În plus, reprezentanţii primăriei au sesizat avantajele gestiunii resurselor umane şi salarizării, perfect integrate cu sistemele de pontaj, de control acces şi de monitorizare audio-video. Cu o vastă experienţă în domeniu, TotalSoft a furnizat toată această infrastructură software, care astăzi a devenit platforma standard de lucru în primărie.


Soluţia
Cea mai importantă componentă a sistemului, din punct de vedere financiar-contabil, o reprezintă soluţia de gestiune a afacerilor Charisma ERP prin modulele care permit gestionarea acestei activităţi (financiar, contabilitate, mijloace fixe, achiziţii etc). Acestui nucleu i se alătură un modul special de urmărire a deschiderilor de credite şi a bugetului unei instituţii publice, prin intermediul căruia Primaria Sector 6 are de acum posibilitatea de a-şi gestiona veniturile, inclusiv rectificările bugetare.

Conform normelor prestabilite de Ministerul de Finanţe pentru unităţile bugetare, Charisma conţine şi un modul de plăţi (A.L.O.P.) care înglobează o serie de formulare standard, şi în acelaşi timp obligatorii, cum ar fi: propunerea de angajare a unei cheltuieli (formular care anunţă intenţia de a aloca o sumă din buget), angajatorul bugetar şi rezervarea sumei respective din buget, ordonanţarea la plată, urmărirea cheltuielilor pe articole de bugetare şi extrasul de cont (documentul care încheie acest ciclu). Avantajul modulului îl reprezintă urmărirea electronică a tuturor acestor activităţi, respectând Ordinul ministrului finanţelor publice 1792/2002.

Pentru aplicarea Legii 550/2002 privind vânzarea spaţiilor comerciale şi pentru gestionarea aceastei activităţi, TotalSoft a realizat în sistemul Charisma un contract care generează automat un scadenţar pe baza avansului plătit de cumpărător, numărul de rate, dobânda etc, scadenţar pe baza căruia se emit lunar facturile aferente acestei activităţi. S-a înlocuit astfel o evidenţă primară, ţinută în excel sau în diverse registre, cu o evidenţă automată şi exactă, care calculeaza toate ratele, penalităţile şi generează factura şi nota contabilă.

O altă particularitate a instituţiilor de stat, şi a Primariei Sector 6 implicit, este modul în care îşi gestionează mijoacele fixe, în evidenţa instituţiei existând atât mijloace fixe proprietate publică cât şi mijloace fixe proprietate privată, sistemul TotalSoft permiţând această evidenţă dublă.

O altă componentă a sistemului implementat de TotalSoft a reprezentat-o produsul Charisma HR care susţine calculul salarial dar şi activitatea de management a resurselor umane pentru cei peste 350 angajaţi ai instituţiei.


Rezultate
Cel mai important beneficiu adus de Charisma, care nu era posibil în vechea aplicaţie folosită de Primaria Sector 6, este impunerea restricţiilor de cheltuieli care nu permit sub nici o formă depăşirea bugetului.

În ceea ce priveşte raportarea, şi instituţiile publice, asemenea societăţilor comerciale,  depun o situaţie la Direcţia de Trezorerie şi Contabilitate Publică a Municipiului Bucureşti. În cazul lor, raportarea se depune trimestrial şi se numeşte dare de seamă. Charisma ofera o serie de rapoarte specifice instituţiilor publice precum: execuţie bugetară (sume alocate şi sume plătite), raport vis-a-vis de buget, darea de seamă,  cerere de deschidere credite de bugetare, cerere privind repartizarea creditelor (către instituţiile din subordine);

Primăria depune însă o dublă raportare, o dată pentru ea şi a doua oară centralizat, pentru ea şi pentru instituţiile pe care le are în subordine (Evidenţa Populaţiei, Poliţia Comunitară, Direcţia Impozite şi Taxe, Administraţia Pieţelor, Administraţia Şcolilor, ADP, Centrul Cultural). Fiecare instituţie îşi face propria raportare (dare de seamă) pentru care îşi asumă răspunderea şi o depune la Primarie. Aici se centralizează toate datele într-un anumit format care se depune mai departe. Dacă şi instituţiile aflate în subordinea Primariei Sector 6 şi-ar gestiona activitatea cu sistemul Charisma atunci informaţiile ar putea fi centralizate automat iar raportarea ar fi unitară.

Încadrare în buget
Sistemul TotalSoft permite alocarea şi urmărirea automată a oricărei cheltuieli atâta timp cât nu se depăşesc alocaţiile bugetare. Practic, propunerea de buget, pe capitole, titluri şi aliniate, se realizează în Charisma. Sistemul permite tipărirea pentru a putea fi prezentată Consiliului Local spre aprobare. Din momentul în care bugetul a fost aprobat şi validat în sistem, Charisma preia urmăririrea lui în vederea încadrării în termenele de plată.

Alte referinţe

Alţi clienţi