Costurile cu utilitățile, cum ar fi electricitate, gaz, apă, gunoi, curățenie, pază, chirii, leasing, internet şi alte cheltuieli recurente, alcătuiesc unele dintre cele mai mari costuri anuale pentru o companie, indiferent de dimensiunea sau tipul acesteia, atât ca serviciu, cât și ca timp alocat administrării și verificării lor.

Modulul Utility Expense Management  este special proiectat pentru organizarea și eficientizarea managementului contractelor și facturilor asociate serviciilor recurente. Modulul soluției Charisma aduce o productivitate organizatorică sporită și reduce costurile și penalitățile asociate operațiunilor de management asociat cheltuielilor recurente.


Beneficii financiare şi operaţionale

• Reduce drastic penalizările intervenite datorită întârzierilor de plată;
   
• Identifică erori la facturare prin depistarea duplicatelor și a supra-taxelor;
   
• Previzionează fluxurile de numerar și oferă control asupra bugetului de cheltuieli repetitive;
   
• Oferă o imagine consolidată în cazul mai multor filiale / magazine / locații și alocă corect sumele aferente acestora;
   
• Crește productivitatea și eficiența companiilor multi-locație și multi-filiale în gestiunea și plata facturilor de cheltuieli repetitive;
   
• Completează soluția Charisma ERP pentru o gestiune integrată a companiei.

Funcţionalităţi

• Definește și administrează contractele cu serviciile repetitive:
  • Informații generale (data semnării, furnizor, valabilitate contract etc);
  • Obiectele și clauzele contractului – servicii, produse;
  • Condiții și plan de facturare;
  • Condiții de penalizare;
  • Lista centrelor de cost care beneficiază de serviciile / produsele contractate;
  • Actele adiționale și a modificărilor survenite asupra contractelor;
  • Documente de interes – scanare și atașare formă fizică electronică a contractului, actelor adiționale sau ale altor documente;
• Permite gestionarea și setarea indicilor de consum previzionați lunar;
   
• Permite adăugare și evidența indicilor reali de consum;
   
• Asigură generarea proformelor pe baza scadențarului de facturare și / sau pe baza consumului lunar previzionat;
   
• Generează facturi pe baza proformelor și / sau consumului real lunar;
   
• Generează automat note contabile în sistem IFRS pe baza consumului lunar;
   
• Permite ajustarea consumului lunar pe baza informațiilor istorice;
   
• Permite alocare multidimensională pe centre de cost a proformelor și facturilor de la furnizor;
   
• Generează automat note contabile pentru proformele și facturile de la furnizor;
   
• Generează și păstrează trasabilitatea documentelor de plată a facturilor de furnizor;
   
• Generează intrări noi în cash flow pe baza contractului;
   
• Generează linii noi de buget pe baza contractului;
   
• Oferă o serie de rapoarte pentru eficientizarea managementului contractelor:
  • Lista contractelor active cu furnizorii;
  • Lista contractelor ce vor expira într-o perioadă viitoare predefinită;
  • Lista contractelor ce își vor extinde valabilitatea în perioada următoare;
  • Lista facturilor asociate fiecărui contract;
  • Lista plăților de efectuat într-o perioadă viitoare definită;
  • Proforme vs. facturi asociate fiecărui contract;
  • Lista și evidența penalizărilor plătite pe contract;
• Gestionează notificări și alerte:
  • Plăți de efectuat în următoarea perioadă definită, inclusiv penalități și informații justificatoare;
  • Contractele ce își vor extinde valabilitatea în perioada următoare;
  • Consumuri excepționale și atipice semnalate pe contracte;
  • Ultimile contracte semnate în ultimele x luni / ani;
• Funcționalitățile Utility Expense Management se integrează automat cu modulele din soluția Charisma ERP (Financiar, Contabilitate, Managementul Bugetelor și Cash Flow), putând fi integrat facil și cu Charisma Workflow pentru un flux performant de aprobare și management de contracte.

înapoi