În urma dezvoltării şi expansiunii unei afaceri la nivel regional, naţional sau internaţional, administrarea deplasărilor angajaţilor, şi a cheltuielilor aferente acestora, devine o activitate costisitoare pentru companie, atât din punct de vedere al resurselor financiare, cât şi a timpului consumat pe activităţi de rutină.

Nevoia evidentă de a reduce aceste costuri operaţionale este rezolvată prin modulul eDecont, care permite înregistrarea şi automatizarea deconturilor prin intermediul unei interfeţe web, accesibilă oriunde şi oricând de către orice angajat. Integrat nativ cu Charisma ERP, modulul  eDecont permite automatizarea unor procese operaţionale, reduce costurile şi eficientizează activitatea în cadrul companiei.


Beneficii financiare şi operaţionale

• Managementul avansurilor acordate. Include:
  • Înregistrarea informaţiilor de interes legate de avansuri: suma, valuta, scopul (ordin de deplasare, protocol, consumabile birou, etc); 
  • Captarea automată a unor informaţii legate de angajat, din sistemul de Back-Office, pe baza autentificării pe pagina web;
  • Parcurgerea facilă şi notificarea automată asupra etapelor de parcurs în fluxul de aprobare a unui avans, pe baza organigramei implementate în sistem; înregistrarea şi păstrarea istoricului fluxului, indiferent dacă este aprobat sau respins;
  • Generarea automată a documentelor de plată în sistemul de Back-Office (exd. ordin de plată avans spre decontare); 
  • Alocarea rapidă a fondurilor extrase de pe cardul de firmă pe ordinele de deplasare.
• Managementul ordinelor de deplasare. Include:
  • Înregistrarea informaţiilor de interes legate de ordinele de deplasare;
  • Generarea automată a documentelor de plată în sistemul de Back-Office, în urma validării finale (ex. Ordin de deplasare).
• Managementul deconturilor. Include:
  • Înregistrarea informaţiilor de interes legate de deconturi (număr şi dată, tip document, perioadă, partener, tipul plăţii, obiectul cheltuielii, valoare);
  • Trasabilitatea cu avansurile acordate, şi automatizarea calcului diurnei pe baza informaţiilor generale ale decontului;
  • Parcurgerea facilă şi notificarea automată asupra etapelor de parcurs în fluxul de aprobare a unui decont, pe baza organigramei implementate în sistem; înregistrează şi păstrează istoricul complet al fluxului, indiferent dacă este aprobat sau respins; 
  • Motor de căutare complex (număr, dată, centru de cost (proiect, departament), perioadă sau stare a decontului);
  • Vizualizare şi acces securizat conform rolului utilizatorului în fluxul documentului;
  • Modificarea şi validarea financiară (finală), generând automat documentele echivalente în sistemul Back-Office.
  • Integrarea automată şi facilă cu orice sistem de Back-Office, de gestiune a resurselor companiei, inclusiv Charisma ERP;
  • Tipărirea şi accesul uşor la orice document legat de deconturi sau cheltuieli realizate în deplasări.

Câţiva dintre clienţii care utilizează modulul eDecont

înapoi