Acasă I Soluţii I Charisma Office Automation I Document Management
Document Management
|
Dispuneți de un volum mare de informații și date într-un mod dezorganizat, ce afectează buna dezvoltare a companiei?
- Gestioneze informațiile corespunzător;
- Îndeplinească cerinţele legale;
- Gestioneze eficient site-urile web;
- Eficientizeze proceselor de business.
De ce Document Management
Departamentul de IT al celor mai multe dintre organizații folosește de obicei aplicații eterogene, cu informații importante folosite de mai mulți useri prin intermediul diferitelor aplicații de genul, ERP (Charisma Enterprise), CRM, Project Management și Charisma HCM. Astfel, a apărut necesitatea unei aplicații centralizatoare, de tip portal web. Soluția Charisma Document Management oferă un astfel de portal tuturor companiilor, indiferent de mărime.
Beneficii
Eficientizează lucrul cu documentele
- Include funcţii complete de salvare, arhivare, regăsire, istoric, control, versionare, şi raportare;
- Oferă acces permanent la informaţiile necesare, privat sau public, în funcţie de politicile de securitate ale organizaţiei;
- Permite implementarea de fluxuri de documente cu aprobări multi-nivel;
- Permite versionarea şi păstrarea istoricului modificărilor realizate la nivelul documentelor, cu marcarea datei, utilizatorilor şi comentariilor asociate;
- Crează fluxuri de lucru pentru eficientizarea circuitului documentelor în cadrul organizaţiei;
- Prezintă informaţiile într-un mod grafic personalizat, adaptat imaginii companiei;
- Include diverse filtre, configurabile, pentru a uşura căutările avansate;
- Organizează documentele create sau încărcate în sistem, pe structuri arborescente.
- Reduce utilizarea hărtiei şi a costurilor de întreţinere a acesteia. Fişierele fizice se pot scana şi încărca electronic în sistem;
- Elimină efortul de gestionare a documentelor fizice. Documentele electronice sunt administrate uşor şi sunt organizate pe structura şi/sau fluxurile operaţionale;
- Administrează diverse tipuri şi mărimi de fişiere;
- Adaugă, modifică şi gestionează documentele rapid şi uşor, degrevând angajaţii de activităţi de rutină, consumatoare de timp;
- Simplifică activitatea prin utilizarea şabloanelor de documente.
- Administrează documentaţia la nivel de contract, client, sau proiect;
- Permite depozitarea, arhivarea, accesul şi controlul electronic asupra informaţiilor valoroase necesare derulării proiectelor;
Se integrează cu orice soluţie de tip ERP
- Economisiţi timp şi reutilizaţi cu uşurinţă informaţiile. Organizaţi şi clasificaţi conţinutul în cadrul unui centralizator de documente, pentru a oferi o metodă consistentă de organizare, clasificare, navigaţie și căutare rapidă de informații;
- Ajutaţi la protejarea informaţiilor confidențiale. Drepturile de acces ale utilizatorilor pot fi specificate în fiecare caz în parte;
- Simplificaţi crearea de documente. Cu ajutorul fluxurilor de lucru pe documente,aveţi posibilitatea de a iniţia, urmări şi de a colabora la diferite procese, direct din cadrul Microsoft Office de pe desktop. Pot fi afișate alerte şi informaţii importante de activitate, asigurând astfel că fluxurile de lucru sunt respectate în mod corespunzător.
Extensia Charisma Workflows
Lipsa unui management eficient al fluxurilor unei organizaţii sau existenţa riscurilor delegărilor şi a excepţiilor care apar în derularea acestor fluxuri, pot îngreuna dezvoltarea unei afaceri. Necesitatea extinderii mecanismului gestionării fiecărui proces, fie operaţional sau de business, au determinat dezvoltarea soluţiei Charisma WorkFlows, o extensie a soluției Charisma Document Management. Pentru un plus de valoare funcţională în configurarea tranzacţiilor programatice, bazate pe arbori de decizie, Charisma Workflows reprezintă soluţia independentă ce se poate integra perfect cu suita Charisma ERP sau cu orice alt sistem de gestiune a resurselor companiei (ERP).
Beneficii financiare şi operaţionale
- Reduce costurile operaţionale prin eliminarea unor timpi de execuţie redundanţi sau manuali;
- Eficientizează operaţionalul printr-o soluţie intuitivă şi automatizată;
- Minimizează riscul intern datorită sporirii controlului şi introducerea automatizărilor operaţionale.
Funcţionalităţi
- Realizează fluxuri noi doar prin configurare, în mod vizual, fiind eliminat efortul dezvoltărilor suplimentare şi serveşte unui spectru larg de nevoi de business;
- Gestionează complet toate elementele incluse în procesul de configurare a procesului de lucru - actori, grupuri de actori, entităţi (documente şi taskuri), intrări şi ieşiri, metode de interacţiune şi control, etc;
- Stabileşte şi administrează eficient metodele de evitare a blocajelor, incluzând delegarea şi tratarea erorilor şi asigurând continuitatea şi buna funcţionare a sistemului;
- Defineşte workflow-uri independente specifice pe fiecare tip de activitate în cadrul organizaţiei; Crează fluxuri de lucru în ore şi în zile;
- Gestionează şi urmăreşte evoluţia listelor de To-Do pe utilizatori (actori) sau grupuri de utilizatori; include funcţionalitatea aprobării multi-user pentru diferite taskuri ale fluxului;
- Asigură suportul decizional prin implementarea etapelor de execuţie, condiţionărilor şi a restricţiilor de timp alocaţi execuţiei;
- Include managementul taskurilor cu ajutorul cărora utilizatorii (actorii) interacţionează cu fluxul la un moment dat, incluzând responsabilul, fluxul generator, documentele ataşate, acţiunile şi entităţile afectate, prioritate, status (stand-bz, working, finished, cancelled); trakingul acţiunilor desfăşurate de utilizatori este gestionată cu ajutorul check-list-urilor;
- Notifică automat fiecare actor din cadrul fluxului în legătură cu paşii ne-executaţi sau în planul apropiat;
- Automatizează procesele de business şi activităţile uzuale legate de aplicaţii;
- Oferă o imagine actualizată, în timp real, referitor la activităţile din cadrul fluxului de lucru, precum şi planul de execuţie;
- Asigură managementul userilor şi mecanismului de securitate; include şi partea de delegare şi transferul responsabilităţilor şi a drepturilor utilizatorilor sursă către utilizatorul destinaţie;
- Generează o raportare detaliată la nivel de companie;
-
Măsoară performanţa unui flux sau al unei activităţi specifice cu ajutorul unor indicatori extensibili, folosiţi în diverse statistici şi rapoarte:
- Numărul de instante pe perioadă (ex luna) a unui flux;
- Durata minimă, medie, maximă a rulării complete a fluxului;
- Link dintre flux şi task, pentru indicatorii: durata minimă, medie, maximă a rulării, număr de task-uri per user pe perioadă (ex luna), etc.
Integrare cu alte sisteme
- Conectarea la date externe via SQL, Web Services, LDAP, XML;
- Crearea şi utilizarea activităţilor specifice Workflow Foundation;
- Interacţionarea via Web Service API;
- Extindere şi customizare folosind SDK – ul disponibil;
- Integrare cu BizTalk;
- Acces la Active Directory;
- Folosirea conectorilor deja existenți incluzând pachetele standard, suport în dezvoltarea interfețelor cu alte sisteme cu know- how avansat integrat (Charisma, Microsoft Dynamics CRM, Oracle Financials, SAP, etc).
Template-uri de Workflows
Charisma Workflows include template-uri standard de flux de lucru care pot fi utilizate out-of-the-box, de îndată ce acţiunea de definirea unui flux de lucru nou este selectat. Template-urile includ fluxuri de lucru specifice, care ar putea servi drept bază pentru crearea de noi fluxuri de lucru şi reducerea timpului în analiza şi dezvoltarea de cereri din partea utilizatorilor de business.
Interfaţă grafică, uşor de utilizat şi ROI rapid
- Intuitiv, ușor de folosit, workflow în browser de tip “drag and drop”;
- Vă automatizați procesele în doar câteva minute;
- Urmăriți în timp real fluxurile;
- Măsurați și îmbunătățiți performanța business-ului;
- Refolosiți template-urile și modulele;
- Aliniați practicile de business între membrii echipei;
- Aveți dezvoltare și management simplu, fără cerințe de software din partea clientului;
- Protejați investiția dvs. în platforma SharePoint;
- Fără costuri suplimentare în infrastructură;
- Creșteți eficiența și reduceți costurile de procesare.
Integrare cu SAP
Tot mai multe întreprinderi se confruntă cu provocări în integrarea proceselor din cadrul companiei. Conectorii TotalSoft folosesc Charisma Workflows, Share Point și anumite părți specifice web pentru a automatiza procesele de business, într-un mod ușor și eficient. Conectorii permit arhitecților, dezvoltatorilor și utilizatorilor soluției să combine și să reutilizeze workflow-uri din companie:
