Managementul documentelor de HR reprezintă una dintre activităţile mari consumatoare din timp pentru departamentul de resurse umane. Implementarea cărţilor de muncă electronice, lipsa documentelor de personal în versiune digitală, administrarea dificilă a diverselor documente în format fizic, comunicarea ineficientă între diversele puncte de lucru ale companiei cât şi lipsa de informaţii privind modificările pe documentele de personal sunt probleme curente care nu pot fi adresate în mod direct decât prin intermediul unei soluţii specializate de administrare. 

Modulul HR Document Management asigură un management complex al documentelor de HR (fişe de pontaj, documente administrative interne, certificate, fişe de lucru pentru angajaţi, contracte, certificări, diplome) fiind integrat cu fluxul de lucru existent din cadrul companiei.

Soluţia include funcţionalităţi precum scanare documente, salvare, arhivare, istoric modificări, versionare, raportare, definire niveluri de acces la documente în funcţie de permisiunea acordată de administrator sau fluxuri de aprobare pe anumite documente încărcate în sistem.


Beneficii Financiare şi Operaţionale

Automatizează lucrul cu documentele de HR
Prin scanarea arhivei de documente se elimină în mare măsură lucrul cu documente fizice şi se reduce timpul necesar generării anumitor tipuri de formate utilizate în activitatea zilnică.

Reduce timpul acordat răspunsului la solicitări interne
Cererile venite din partea angajaţilor privind obţinerea unor documente ce sunt în responsabilitatea departamentului HR primesc un răspuns mult mai rapid datorită generării la cerere a actelor solicitate: adeverinţe venit, cereri de concediu, copii după cărţile de muncă şi actele adiţionale, certificări individuale, foi de lucru.

Îmbunătăţeşte fluxurile de aprobare
Datorită sistemului de lucru integrat cu Charisma HCM se realizează o comunicare mult mai bună pe anumite procese de aprobare ce necesită implicarea mai multor actori din cadrul companiei. Se pot configura diverse tipuri de fluxuri interne de aprobare sau de urmărire de documente în funcţie de necesităţile dumneavoastră: adeverinţe, înlocuitori angajaţi, evaluare, recrutare, concedii, documentaţie pentru bancă etc.


Funcţionalităţi

• Asigură managementul versiunilor digitale ale documentelor de lucru cât şi a diverselor documente de personal: cărţi şi contracte de muncă, acte adiţionale, certificări individuale, documente necesare pentru obţinerea unor credite bancare etc.;
   
• Administrare de documente integrată cu fluxul de lucru din Charisma HCM - permite implementarea de sisteme de workflow al documentelor, în sensul creării de sisteme de management al aprobărilor necesare unui document (fluxuri de aprobare), al circulaţiei documentului în cadrul instituţiei însoţite de sarcinile asociate şi persoanele implicate;
   
• Integrare nativă cu Charisma HCM – se realizează o structurare de tip arhivă per angajat şi locaţii (în cazul companiilor multilocaţie, care au mai multe puncte de lucru), se pot emite rapoarte de completitudine ale arhivei în funcţie de lista de documente asociată dosarelor de personal (OPIS), drepturile de acces sunt stabilite automat în baza organigramei, există notificări automate la fiecare modificare sau extragere de document, prin obţinerea unui certificat OCR se pot realiza căutări de informaţie în cadrul documentelor scanate şi încărcate în sistem;
   
• Locaţie unică de păstrare a documentelor, Document Center, ce permite funcţionalităţi diverse cum ar fi salvare, arhivare, regăsire, istoric, control versiuni, raportări, adăugare şi actualizare de documente, acces la documente în funcţie de drepturile acordate utilizatorilor (zone publice accesibile tuturor membrilor sau zone private accesibile doar unor anumite departamente sau grupuri de lucru cu drepturi şi nivele de accces);
   
• Istoric documente - se pot păstra toate modificările unui document sub forma de versiuni, având posibilitatea de a le vizualiza oricand şi chiar de a reveni la o versiune anterioară;
   
• Arhivă documente angajat – există diverse filtre şi criterii de căutare în arhivă (marcă angajat, nume angajat, tip document - sau folosind produsele Charisma HCM, HCM Portal sau Charisma ERP), se pot stoca şi administra complet intrările şi ieşirile de documente sau se pot efectua scanări integrate direct în fluxul de lucru;
   
• Localizarea documentelor – se pot defini locaţiile unde sunt păstrate documentele în format fizic în cadrul companiei sau la locaţia unui furnizor dacă se optează pentru externalizarea depozitării documentelor;
   
• Funcţionalitate de tip bibliotecă – dacă sunt eliberate anumite documente care trebuie returnate într-un anumit interval de timp soluţia permite configurarea unor alerte cu datele personale ale solicitantului şi îi trimite acestuia o notificare de ramburs;

Câţiva dintre clienţii care utilizează modulul HR Document Management

înapoi