Încheierea de noi contracte sau renegocierea contractelor vechi fac parte din viaţa de zi cu zi a oricărei organizaţii moderne. Fie că vorbim de contracte interne, cu angajaţii sau colaboratorii companiei, sau de contracte externe, cu furnizorii de energie, gaz, apă, echipamente, bănci sau parteneri de afaceri, managementul contractelor este un proces laborios, consumator de timp dar şi de resurse specializate din punct de vedere legislativ sau financiar. Procesul de selecţie şi aprobare a contractanţilor, cât şi supervizarea execuţiei acestor contracte conform clauzelor, are nevoie de o soluţi informatică puternică, robustă, care să simplifice şi să optimizeze aceste procese.

Modulul Supplier Contract Management din cadrul soluţiei Charisma Cost Control este soluţia de care aveţi nevoie pentru urmărirea întegului ciclu de viaţă al unui contract de achiziţie, de la formarea şi semnarea acestuia, şi până la concluzionarea lui. Modulul Supplier Contract Management este o componentă indispensabilă în susţinerea strategiei companiilor care derulează proiecte mari de achiziţie, devenind indispensabil atât prin functionalităţile lui, precum şi prin capabilităţile sale de integrare cu orice alte soluţii software de afaceri de tip ERP, project management, resurse umane, etc.


Beneficii financiare şi operaţionale

Reduce costurile alocate pentru administrarea contractelor
Modulul Supplier Contract Management elimină practicile cvasi medievale şi oferă un mod modern de administrare a contractelor prin centralizarea datelor, eliminarea redundanţei muncii manuale, automatizara şi eliminarea unor paşi (de exemplu, contractele cu valori mai mici de un prag valoric nu mai trec prin departamentul juridic). Configurabilitatea excepţională a soluţiei permite definirea fluxurilor de aprobare conform specificului fiecărei companii în parte.

Creşte conformitatea şi elimină riscurile financiare
Produsul include un instrument de stocare a „lecţiilor învăţate” de-a lungul timpului, ajutând compania să-şi definească şi să respecte o serie de politici şi reguli de companie – de exemplu, nu se semnează contracte cu penalităţi mai mari de o anumită valoare.

Reduce riscurile operaţionale
Modulul Supplier Contract Management asigură un control eficient al derulării proiectelor contractate, incluzând alerte de activităţi necesare precum şi înştiinţarea riscurilor asociate fiecărei activităţi in parte. Astfel, orice încălcare a politicilor de companie este semnalizată imediat persoanelor de decizie care pot interveni proactiv în proces, reducând riscurile operaţionale ale companiei.

Îmbunătăţeşte managementul financiar
Modulul Supplier Contract Management oferă o transparenţă totală asupra contractelor unei companii pe toată perioada lor de valabilitate, fiind de un real ajutor în deciziile strategice ale companiei.


Funcţionalităţi

• Urmărirea contractelor şi informaţiile aferente.
  
  
• Gestionarea aspectelor comerciale şi financiare legate de contracte, cum ar fi: facturile cu furnizorii, calendarul plăţilor agreat, avansuri, garanţii, scrisori de garanţie bancară, situaţia restanţelor sau a datoriilor în perioadă, penalităţi.
   
• Controlul procesului de analiză şi planificare a investiţiilor: scenarii de finanţare, bugetare / business plan, cash flow sau bilanţ.
   
• Managementul delicvenţelor şi a evenimentelor ce apar pe parcursul contractului (ticket management).
   
• Managementul aprobării plăţii facturilor furnizor (ePayment Approval) prin configurarea şi urmărirea unor fluxuri de aprobare „bun de plată”, prin definirea rolurilor implicate în procesul de aprobare şi a termenelor de plată.
   
• Asocieri de facturi cu plăţi efectuate şi celule de buget.
   
• Document management - suportul lucrului cu documente şi fişiere fizice asociate unor fluxuri sau derulării unui contract cu furnizorul.
   
• Un motor de căutare performant pentru regăsirea rapidă a datelor despre furnizori, contracte, etape curente în derularea contractelor.
   
• Istoria relaţiilor contractuale cu furnizori diverşi, ajutând compania în procesul decizional.

Câţiva dintre clienţii care utilizează Charisma Cost Control

înapoi