Reducerea costurilor interne se poate realiza numai cu ajutorul unui instrument de management al riscurilor. Persoanele de decizie din cadrul unei organizaţii au nevoie de o imagine reală, de ansamblu, asupra tuturor cheltuielilor nejustificabile, sau a costurilor care nu susţin creşterea veniturilor şi a profitabilităţii companiei, periclitând astfel sănătatea financiară a organizaţiei.

Modulul eExpense Request Approval este un produs software proiectat special pentru a urmări, controla şi eficientiza cheltuielile într-o companie. Principalele instrumente folosite sunt bugetele de cheltuieli, fişele de comandă, fluxul de aprobare a cererilor de cheltuială, şi posibilitatea consultării stocului intern în timp real. Produsul include procese specifice fiecărui sector de activitate în parte, uşor de adaptat nevoilor specifice oricărei companii.

Beneficii financiare şi operaţionale

Diminuează riscul financiar
Sistemul controlează fiecare achiziţie (stoparea / limitarea / identificarea), instituind un proces automatizat de validare. Astfel, se evită depăşirea bugetului companiei, asigurându-se încadrarea permanentă în bugetul planificat şi validat.

Oferă transparenţă utilizatorilor
Sistemul oferă acces rapid pentru toţi angajaţii companiei prin postarea comenzilor de cheltuială apărute şi centralizarea lor într-un singur loc. Produsul elimină alocarea de resurse umane pentru acest proces, reducând semnificativ timpul activităţilor de rutină şi costurile operaţionale.

Controlează şi reduce costurile operaţionale şi de migrare date
Conectarea şi sincronizarea cu orice alt sistem de tip ERP permite automatizarea şi fluidizarea managementului achiziţiilor, bazat pe o bază unică de date.

Reduce timpul necesar construcţiei bugetului de cheltuieli
Interfaţa intuitivă şi/sau integrarea cu sistemul ERP deja configurat permite construcţia rapida a bugetului de cheltuieli, fără o pregătire de specialitate.

Funcţionalităţi

• Bugetul este structura necesară organizaţiilor pentru definirea, planificarea şi controlul costurilor pe perioade de timp. Fie că se referă la cheltuieli cu energie, apă, gaz, consumabile de birou, echipamente hardware, telefonie şi internet, ori la cele cu angajaţii, departamentele operaţionale, marketingul, toate se pot grupa, delimita şi urmări detaliat cu ajutorul definirii centrelor de cost şi a liniilor de buget, pe perioade distincte de timp, la nivelul organizaţiei.  
  
  
• Indiferent că sunt definite în cadrul aplicaţiei eExpense Request Approval sau configurate extern într-un alt sistem de tip ERP, fiecărei linii de buget îi este asociat un responsabil de buget. Acesta administrează toate cererile de cheltuieli – ExpenseRequest – postate cu ajutorul Fişelor de comandă, fiind specificate suma, centrul de cost aferent cheltuielii dorite şi tipul acesteia.
   
• Fluxul de aprobare a cheltuielilor este flexibil şi poate fi adaptabil oricărui tip de organizaţii, iar aprobarea efectivă se realizează în trei paşi:
  • Fiecărui angajat îi este alocat un manager care aprobă oportunitatea cheltuielii.
  • Fiecărei linii de buget îi este asociat un responsabil care va confirma costul sau valoarea cheltuielii.
  • Fiecărui buget îi este asociat un responsabil care va aproba valoarea cheltuielilor.
     
• Înregistrarea cheltuielii în contul bugetului se poate face fie la iniţierea cererii, fie la aprobarea ei, manual sau automat, depinzând de modul de abordare al companiei.
   
• Aplicaţia are opţiunea de a accesa stocul intern de materiale şi obiecte stocabile, aflate în administrare şi depozitare proprie.
   
• Sistemul oferă o serie de rapoarte specializate preconfigurate, precum şi indicatori de performanţă, pentru a permite urmărirea rapidă a procesului de cheltuire şi alocare a banilor companiei.
   
• Modulul eExpense Request Approval se poate integra direct cu modulul Supplier Contract Management atunci când selecţia furnizorului de servicii şi echipamente este agreat, iar procesul nu necesită prospectarea, urmărirea proceselor de achiziţii şi/sau a licitaţiilor.
   

Câţiva dintre clienţii care utilizează Charisma Cost Control

înapoi