Ως αποτέλεσμα της ανάπτυξης και επέκτασης μίας εταιρείας σε τοπικό, εθνικό και διεθνές επίπεδο, η διαχείριση των ταξιδιών των εργαζομένων μαζί με τα σχετιζόμενα έξοδα έχουν γίνει μία ιδιαιτέρως ακριβή εργασία για την εταιρεία με βάση τις οικονομικές πηγές και τον χρόνο που ξοδεύονται σε επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Η προφανής ανάγκη για μείωση των συγκεκριμένων λειτουργικών εξόδων επιλύεται μέσω του υποσυστήματος Διαχείρισης Εξοδολογίων, το οποίο επιτρέπει την καταγραφή και αυτοματοποίηση των εξοδολογίων μέσω ενός διαδικτυακού περιβάλλοντος στο οποίο μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση κάθε υπάλληλος, ανά πάσα στιγμή και από οποιαδήποτε σημείο. Από δημιουργίας του εύκολο στην ενσωμάτωση με το Charisma ERP, το υποσύστημα Διαχείρισης Εξοδολογίων καταφέρνει να αυτοματοποιήσει τη συγκεκριμένη επιχειρησιακή διαδικασία, μειώνει το κόστος και αυξάνει την αποδοτικότητα των εργασιών μέσα στην εταιρεία.


Οικονομικά και λειτουργικά οφέλη

Μειώνει το λειτουργικό κόστος
Λόγω της εξαφάνισης ή της σημαντικής μείωσης στο χρόνο που ξοδεύεται για περιττές και χρονοβόρες εργασίες, η λύση μειώνει σημαντικά το κόστος και επιτρέπει στους υπαλλήλους να επικεντρώνονται στις σημαντικές εργασίες που έχουν να κάνουν. Η λύση διευκολύνει τη διαδικασία εξοδολογίου μέσω της αυτόματης αποστολής ειδοποιήσεων για κάθε επόμενο εγκριτικό βήμα.
 
Αυξάνει την αποδοτικότητα των εσωτερικών διαδικασιών
Αυτοματοποιώντας τη διαδικασία εξοδολογίου, το προϊόν παρέχει αυτόματο υπολογισμό των ημερήσιων χορηγήσεων, ανάλογα με την πόλη, τη χώρα και των ημερών διαμονής καθώς και για τον υπολογισμό των προκαταβολών που έχουν δοθεί όλα αυτά μέσω ενός εξαιρετικά εύκολου στη χρήση περιβάλλοντος.
 
Μειώνει το εσωτερικό ρίσκο
Λόγω του αυξανόμενου αριθμού των οικονομικών ελέγχων που πρέπει να γίνουν για τα εξοδολόγια των διαφόρων ταξιδιών είναι πολύ πιθανό να συμβούν κάποια ανθρώπινα λάθη. Η λύση έρχεται να τα εξαλείψει ελαχιστοποιώντας τον κίνδυνο να συμβούν προς όφελος και της εταιρείας και για των εργαζομένων.


Χαρακτηριστικά

• Παρέχει προηγμένη διαχείριση προκαταβολών. Πιο συγκεκριμένα περιλαμβάνει:
  
  • Καταγραφή της πληροφορίας για τους τόκους των προκαταβολών: ποσό, νόμισμα, σκοπός (ταξίδι, πρωτόκολλο, προμήθειες γραφείου, κτλ).
  • Αυτόματη καταγραφή της πληροφορίας σχετικά με τον εργαζόμενο από το σύστημα που χρησιμοποιεί το Back-office, βασισμένο σε πιστοποίηση μέσω της ιστοσελίδας.  
  • Εύκολη περιήγηση και αυτόματες ειδοποιήσεις σχετικά με τα βήματα που πρέπει να εκτελεστούν σε ένα τέτοιο εξελιγμένο σύστημα εγκρίσεων πληρωμών, βασισμένο στο οργανόγραμμα που συντηρείται στο σύστημα, καταγράφοντας και συντηρώντας την ιστορικότητα της ροής ανεξάρτητα εάν απορρίφθηκε ή εγκρίθηκε.
  • Αυτόματη παραγωγή των εγγράφων πληρωμών στο σύστημα του Back-office (π.χ. αίτηση προκαταβολής για εξοδολόγιο).
  • Γρήγορη κατανομή των κονδυλίων στα φύλλα πορείας με το που θα εξαχθούν από το λογαριασμό της εταιρείας.
• Η διαχείριση των φύλλων πορείας περιλαμβάνει:
  • Καταγραφή της σχετικής πληροφορίας με κάθε φύλλο πορείας.
  • Αυτόματη δημιουργία εγγράφων πληρωμής στο σύστημα του Back-Office, μετά την τελική επικύρωση (π.χ. φύλλο πορείας)

• Η διαχείριση εξοδολογίων περιλαμβάνει:
  • Καταγραφή της σχετικής με κάθε εξοδολόγιο πληροφορίας (ημερομηνία, τύπος εγγράφου, περίοδος, συνεργάτης, τρόπος πληρωμής, σκοπός εξόδου, ποσό)
  • Παρακολούθηση σχετικά με τη χορηγημένη προκαταβολή και αυτοματοποίηση του υπολογισμού της ημερήσιας αποζημίωσης βάση πληροφορίας που περιέχεται στο εξοδολόγιο.
  • Εύκολη περιήγηση και αυτόματες ειδοποιήσεις σχετικά με τα βήματα που πρέπει να εκτελεστούν σε ένα τέτοιο εξελιγμένο σύστημα εγκρίσεων πληρωμών, βασισμένο στο οργανόγραμμα που συντηρείται στο σύστημα, καταγράφοντας και συντηρώντας την ιστορικότητα της ροής ανεξάρτητα εάν απορρίφθηκε ή εγκρίθηκε  
  • Σύνθετη μηχανή αναζήτησης (ημερομηνία, κέντρο κόστους (έργο, τμήμα), περίοδος εξοδολογίου ή κατάσταση εγκρίσεων)
  • Θέαση και ασφαλή πρόσβαση ανάλογα με το ρόλο του κάθε χρήστη μέσα στην εγκριτική ροή του εγγράφου.
  • Αλλαγές σχετικά με τη χρηματοδότηση και επικύρωση (τελική μορφή) με αυτόματη παραγωγή των σχετικών με το σύστημα του Back-office εγγράφων.
  • Αυτόματη και εύκολη ενσωμάτωση με οποιοδήποτε σύστημα προγραμματισμού πόρων το οποίο μπορεί να έχει η εταιρεία, συμπεριλαμβανομένου και του Charisma ERP.
  • Εκτύπωση και ευκολία πρόσβασης σε οποιοδήποτε έγγραφο σχετίζεται με τα εξοδολόγια ή τα έξοδα που έχουν γίνει κατά τη διάρκεια ταξιδίων.

Πελάτες μας που χρησιμοποιούν το υποσύστημα Διαχείρισης Εξοδολογίων

Επιστροφή