Το Υποσύστημα Διαχείρισης Χρόνου & Δαπανών είναι ένα εργαλείο το οποίο προορίζεται να παρακολουθεί τις παρεχόμενες ώρες εργασίας, με διαφάνεια τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τον οργανισμό, με καταχωρίσεις από τους ίδιους τους εργαζόμενους. Το λογισμικό αυτό βοηθά την εταιρεία να αυτοματοποιήσει τη διαδικασία συλλογής, επικύρωσης, αποδοχής και τιμολόγησης αλλά και τη διαχείριση κάθε άλλης πληροφορίας που εισάγεται από τους εργαζόμενους σχετικά με τις ώρες εργασίας τους, ειδικά για εργασία βασισμένη στην έννοια των έργων (projects).


Οικονομικά και λειτουργικά οφέλη

Αυξάνει την παραγωγικότητα των υπαλλήλων

• Εύχρηστο και φιλικό περιβάλλον εργασίας για την καταγραφή ωρών εργασίας
• Επιτρέπει πρόσβαση κάθε στιγμή, από οπουδήποτε
• Παρέχει ποικίλες επιλογές για την καταγραφή του χρόνου: σε πραγματικό χρόνο ή στο τέλος κάθε εργασίας ή (π.χ.) στο τέλος της ημέρας
• Επιτρέπει εμφάνιση λεπτομερούς ή περιληπτικού ημερολογίου για την επιλεγμένη περίοδο, με τρόπο πλήρως παραμετροποιήσιμο
• Καταγράφει την εργασία που δαπανήθηκε για κάθε μέρος του έργου
• Επιτρέπει την αυτόματη μετατροπή της λίστας εργασιών σε χρονομετρούμενες εργασίες
• Περιλαμβάνει ευέλικτα προγράμματα εργασιών καθώς και συγκριτική εμφάνιση της πραγματικής εργασίας σε σχέση με την προγραμματισμένη

Μειώνει τα λειτουργικά κόστη

• Τα φύλλα καταγραφής χρόνου (timesheets) που καταγράφονται σε μια τοποθεσία, μαζί και με έγγραφα, εργασίες, περιστατικά, ημερολόγια κ.λπ., παρέχουν τα πλεονεκτήματα της εργασίας με μία ενιαία εφαρμογή: χαμηλό κόστος εκμάθησης, γρήγορη προσαρμογή των εργαζόμενων, ενιαία και συνεπής παρουσίαση της πληροφορίας για το σύνολο του οργανισμού.
• Επιτρέπει την παρακολούθηση φύλλων καταγραφής χρόνου που συμπληρώνονται από απεριόριστο αριθμό υπαλλήλων, για απεριόριστο αριθμό έργων, εργασιών ή πελατών
• Παρέχει ευελιξία στην υλοποίηση του επιθυμητού μοντέλου καταγραφής χρόνου, σύμφωνα με τα χαρακτηριστικά και τις εργασιακές συνήθειες της εταιρείας
• Επιτρέπει τη χρήση πρότυπων φύλλων καταγραφής χρόνου, σύμφωνα με τις ανάγκες της κάθε εταιρείας
• Περιλαμβάνει ένα εύχρηστο, γραφικό σύστημα ενδείξεων για την κατάσταση του κάθε χρόνου που αναφέρεται στο φύλλο καταγραφής: μη επαληθευμένο, επαληθευμένο, τιμολογημένο, κλεισμένο.
• Προσφέρει ειδοποιήσεις μέσω email ή μέσω πίνακα μηνυμάτων για ποικίλα συμβάντα: περίοδοι χωρίς καταγραφή χρόνου, ώρες που πρέπει να επαληθευτούν ή να τιμολογηθούν κ.λπ.
• Ολοκληρώνεται με άλλες εφαρμογές διαχείρισης ανθρώπινων πόρων για τη μεταφορά δεδομένων, φόρτωση ή εκφόρτωση οργανογραμμάτων, κόστος ανά κατηγορία εργαζομένου, περιγραφές εργασίας για τις θέσεις της εταιρείας
• Ολοκληρώνεται με εφαρμογές διαχείρισης έργου όπως το MS Project ή το Primavera για την αυτόματη εισαγωγή του φύλλου καταγραφής χρόνου του κάθε εργαζόμενου στις εφαρμογές αυτές.

Αυξάνει την αποδοτικότητα των αποφάσεων της διοίκησης

• Παρακολουθεί την κατανομή και την απόδοση των υπαλλήλων για επιλεγμένες χρονικές περιόδους ή ανά έργο
• Διευκολύνει τις συγκρίσεις με περιγραφές εργασίας, οι οποίες είναι χρήσιμες για αξιολογήσεις απόδοσης
• Καταγράφει άδειες, υπερωρίες, ασθένειες
• Εμφανίζει εύκολα και με ταχύτητα την κατανομή των καταγεγραμμένων ωρών ανά κατηγορία έργου, ανά φάση, εργασία ή πελάτη
• Υπολογίζει το κόστος των εργασιών. Παρακολουθεί τις ώρες εργασίας ανά υπάλληλο, έργο, δραστηριότητα ή επιμέρους εργασία
• Επικυρώνει σε πραγματικό χρόνο τα φύλλα καταγραφής, με βάση αυτόματες ειδοποιήσεις
• Καταγράφει διακριτούς τύπους δραστηριοτήτων: χρεώσιμες ή μη χρεώσιμες, πραγματικές ώρες ή ώρες για τον πελάτη
• Προωθεί την έγκριση τέτοιων φύλλων, ακόμη κι αν προέρχονται από πολλούς εργαζόμενους, με ευέλικτο τρόπο, προσαρμοσμένο στις ανάγκες της εταιρείας
• Ομαδοποιεί τα φύλλα καταγραφής ανά χρονική περίοδο, ανά ποσό, ανά έργο ή ανά εργαζόμενο.

Επιστροφή