Κάθε έργο βασίζεται σε ένα σύνολο λειτουργιών, όπου οι δραστηριότητες εκτελούνται έναντι ενός προϋπολογισμού σε χρόνο και κόστος, ενός τρέχοντος ημερολογίου, των διατιθέμενων πόρων και των αναμενόμενων παραδοτέων. Τελικά, η επιτυχία ή αποτυχία ενός έργου εξαρτάται από την αποδοτικότητα κάθε λειτουργίας. Το Charisma Office Automation περιλαμβάνει ένα ισχυρό εργαλείο για τη διαχείριση έργων, το οποίο στόχο έχει την παρακολούθηση, την αξιολόγηση και τη βελτίωση όλων των εργασιών που σχετίζονται με τη λειτουργία του έργου.


Οικονομικά και λειτουργικά οφέλη

Αποτελεσματική παρακολούθηση έργων ή συμφωνημένων υπηρεσιών

• Καθορίζει και παρακολουθεί σε κεντρικό επίπεδο όλα τα θέματα που σχετίζονται με ένα έργο: στόχους, κόστη, προθεσμίες, ημερολόγιο, συμβάντα, πόροι, κίνδυνοι, περιστατικά, τιμολόγια, εισπράξεις.
• Δημιουργεί έργα με βάση προσχεδιασμένα πρότυπα, επιτρέποντας τον προκαθορισμό της δομής του έργου, με τις κατάλληλες εργασίες και την Αναλυτική Δομή Εργασίας (WBS – Work Breakdown Structure), καθώς και την κατηγοριοποίηση των φύλλων καταγραφής χρόνουανά τύπο δραστηριότητας.
• Παρέχει τη δυνατότητα ορισμού και παρακολούθησης πολλών έργων ταυτόχρονα, ανεξάρτητα από τον τύπο ή το μέγεθός τους.
• Παρέχει εξελιγμένη λειτουργικότητα στο σχεδιασμό έργων: WBS, στάδια, εργασίες και ορόσημα.
• Επιτρέπει την πλήρη και μεθοδική κάλυψη ενός έργου: έναρξη, προγραμματισμός, εκτέλεση, έλεγχος και κλείσιμο.
• Συλλαμβάνει με ταχύτητα και αποτελεσματικότητα όλους τους τύπους κόστους που σχετίζονται με τα έργα.
• Διαχειρίζεται ταυτόχρονα τους προϋπολογισμούς που αντιστοιχούν στα έργα σε επίπεδο εργασίας, έργου, τύπου εργασίας ή συγκεκριμένου πόρου (π.χ. εργαζομένου).
• Επιτρέπει προβλέψεις εσόδων, προϋπολογισμούς κόστους (σε χρόνο ή χρήμα) ή παρακολούθηση των πραγματικών έναντι των προγραμματισμένων.

Αυξάνει την παραγωγικότητα της λειτουργίας

• Εύκολη και γρήγορη ανάθεση εργασιών στους πόρους.
• Επιτρέπει αναθεωρήσεις και προσαρμογές σε επίπεδο έργων ή ανάθεσης εργασιών στους πόρους.
• Παρέχει στους υπαλλήλους τη δυνατότητα να επικεντρωθούν στις εργασίες τους και όχι σε διαχειριστικά καθήκοντα.
• Επιτρέπει την παρακολούθηση περιστατικών που προέρχονται τόσο εσωτερικά όσο και από τους πελάτες, σε επίπεδο έργου. Επίσης, σύλληψη και διαχείριση πληροφορίας που αφορά το ιστορικό σχολιασμού, την κρισιμότητα, τα άτομα που είναι υπεύθυνα για την επίλυση.
• Προσφέρει forums συζητήσεων, όπου οι υπάλληλοι μπορούν να συζητούν και να καθορίζουν βέλτιστες πρακτικές (best practices).
• Τακτοποιεί και αυτοματοποιεί όλες τις δραστηριότητες.
• Χρησιμοποιεί λίστα εκκρεμοτήτων (to-do list) σε επίπεδο έργου, με ανάλυση σε υπο-εργασίες και παρακολούθηση των δυνατοτήτων για διάφορες εργασίες.
• Παρέχει γρήγορες ειδοποιήσεις, σχετιζόμενες με τα κύρια συμβάντα που μπορούν να καταγράφονται σε επίπεδο έργου.
• Ελαχιστοποιεί τις μη τιμολογημένες ώρες και εξασφαλίζει την αύξηση των εσόδων, μέσω ενός καλύτερου προγραμματισμού των έργων και των διαθέσιμων πόρων.
• Επιτρέπει την ολοκλήρωση με οποιαδήποτε άλλη λύση διαχείρισης έργων και μάλιστα διαθέτει εγγενή ολοκλήρωση με τα MS Project και Primavera.
• Επιτρέπει την εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων και το συγχρονισμό των προγραμμάτων με άλλες εφαρμογές.

Αυξάνει την αποδοτικότητα των αποφάσεων της διοίκησης για την επίτευξη των στόχων

• Διευκολύνει την παράδοση των έργων εντός του προϋπολογισμού χρόνου και κόστους.
• Καθορίζει και παρακολουθεί τον προϋπολογισμό ανά έργο, πόρο, εργασία ή πελάτη.
• Επιτρέπει γρήγορο προσδιορισμό των εργασιών ή των εργαζομένων που παρουσιάζουν αποκλίσεις κόστους ή χρόνου σε σχέση με τον προϋπολογισμό.
• Παρέχει κεντροποιημένη πληροφορία προσπελάσιμη με ενστικτώδη τρόπο για τη διασφάλιση της ανάθεσης των κατάλληλων πόρων σε ένα έργο.
• Παρακολουθεί τα προγράμματα έργων, με εμφάνιση των υπερβάσεων χρόνου ή των επερχόμενων οροσήμων.
• Μειώνει τις διαφορές μεταξύ των στρατηγικών προβλέψεων του προϋπολογισμού και του προγραμματισμού του έργου.
• Ενημερώνει σε πραγματικό χρόνο την κατάσταση του έργου, βάσει των ωρών στα φύλλα καταγραφής χρόνου των πόρων που διατίθενται για τις εργασίες και τα στάδια των έργων.
• Προσφέρει μόνιμη και ασφαλή πρόσβαση στην πληροφορία των έργων.
   

Επιστροφή