Η μείωση του εσωτερικού κόστους μπορεί να επιτευχθεί μόνο με τη βοήθεια ενός εργαλείου διαχείρισης κινδύνου. Τα άτομα που λαμβάνουν αποφάσεις στον οργανισμό χρειάζονται μια άμεση γενική εικόνα των δαπανών χωρίς επαρκή αιτιολόγηση ή του κόστους που δεν υποστηρίζει την αύξηση των δαπανών της εταιρείας και την κερδοφορία της, βάζοντας έτσι σε κίνδυνο την οικονομική υγεία του οργανισμού.

Το Υποσύστημα e-Έγκριση Δαπανών είναι ένα προϊόν λογισμικού ειδικά σχεδιασμένο για την παρακολούθηση, τον έλεγχο και την αύξηση της αποδοτικότητας των δαπανών μιας εταιρείας. Τα βασικά εργαλεία που χρησιμοποιούνται είναι οι προϋπολογισμοί δαπανών, τα δελτία παραγγελίας, οι εγκριτικές διαδικασίες των αιτημάτων δαπανών και οι αναζητήσεις στο ευρετήριο της αποθήκης, σε πραγματικό χρόνο. Το προϊόν περιλαμβάνει τις διαδικασίες που ταιριάζουν ειδικά σε κάθε πεδίο επιχειρηματικής δραστηριότητας και προσαρμόζεται εύκολα στις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε εταιρείας.


Οικονομικά και λειτουργικά οφέλη

Περιορίζει τον οικονομικό κίνδυνο
Το σύστημα ελέγχει κάθε αγορά (με παύση ή περιορισμό ή προσδιορισμό της), επιβάλλοντας μια διαδικασία αυτόματης επικύρωσης. Έτσι προλαμβάνονται υπερβάσεις του προϋπολογισμού της εταιρείας, διασφαλίζοντας το μόνιμο περιορισμό εντός του σχεδιασμένου και εγκεκριμένου περιορισμού.

Διαφάνεια προς τους χρήστες
Το σύστημα παρέχει γρήγορη πρόσβαση σε όλους τους εργαζόμενους της εταιρείας, δημοσιεύοντας όλες τις δαπάνες με κεντρικό τρόπο σε συγκεκριμένη κοινή για όλους οθόνη. Το προϊόν περιορίζει τις ανάγκες για διάθεση ανθρώπινων πόρων στη διαδικασία αυτή, περιορίζοντας σημαντικά τον απαιτούμενο χρόνο και τα αντίστοιχα λειτουργικά έξοδα για τετριμμένες δραστηριότητες.

Ελέγχει και περιορίζει το λειτουργικό κόστος και το κόστος μεταφοράς δεδομένων
Συνδέεται και συγχρονίζεται με οποιοδήποτε σύστημα ERP κι έτσι επιτρέπει την αυτοματοποίηση και την τακτοποίηση της διαχείρισης προμηθειών, βασιζόμενο σε ενιαία βάση δεδομένων.

Περιορίζει τον απαιτούμενο χρόνο για τη σύνταξη του προϋπολογισμού δαπανών
Το φιλικό περιβάλλον εργασίας και η ολοκλήρωση με ένα ήδη διαμορφωμένο και παραμετροποιημένο σύστημα ERP επιτρέπουν τη γρήγορη σύνταξη του προϋπολογισμού δαπανών, χωρίς καμία ειδική εκπαίδευση.


Χαρακτηριστικά

• Ο προϋπολογισμός βασίζεται στη δομή του οργανισμού που απαιτείται για τον προσδιορισμό, τον προγραμματισμό και τον έλεγχο των δαπανών σε ορισμένες χρονικές περιόδους. Είτε μιλάμε για δαπάνες ρεύματος, νερού, αερίου, τηλεφώνου, προμηθειών γραφείου, εξοπλισμού και Internet ή για δαπάνες σχετικές με τους εργαζομένους, τα τμήματα, το marketing, μπορούν όλα να ομαδοποιούνται, να περιορίζονται και να παρακολουθούνται με λεπτομέρειες μέσω του προσδιορισμού Κέντρων Κόστους και γραμμών προϋπολογισμού, σε διακριτές χρονικές περιόδους, σε επίπεδο οργανισμού.
   
• Ανεξάρτητα από το αν έχουν προσδιοριστεί μέσα από το Υποσύστημα e-Έγκριση Δαπανών ή εξωτερικά, μέσω ενός άλλου συστήματος ERP, κάθε γραμμή του προϋπολογισμού αντιστοιχίζεται με έναν υπεύθυνο. Αυτός διαχειρίζεται όλες τις αιτήσεις δαπανών που τίθενται με δελτία παραγγελίας, περιλαμβάνοντας την ποσότητα, το Κέντρο Κόστους που σχετίζεται με τη ζητούμενη δαπάνη και τον τύπο της δαπάνης.
   
• Η εγκριτική διαδικασία των δαπανών είναι ευέλικτη και μπορεί να προσαρμοστεί σε κάθε τύπο οργανισμού. Η τελική έγκριση δίνεται σε τρία στάδια:
  • Κάθε υπάλληλος αντιστοιχίζεται σε έναν προϊστάμενο ο οποίος εγκρίνει τη σκοπιμότητα της δαπάνης.
  • Κάθε γραμμή προϋπολογισμού ανατίθεται σε έναν υπεύθυνο (owner) ο οποίος εγκρίνει το κόστος/ αξία της δαπάνης.
  • Κάθε προϋπολογισμός αντιστοιχίζεται με έναν συνολικό υπεύθυνο (owner) ο οποίος εγκρίνει το ποσό της δαπάνης.
• Η χρέωση της δαπάνης σε ένα λογαριασμό του προϋπολογισμού μπορεί να γίνει είτε με την εκκίνηση του σχετικού αιτήματος ή με την έγκρισή του, χειροκίνητα ή αυτόματα, ανάλογα με την προσέγγιση της εταιρείας.
   
• Η εφαρμογή δίνει την επιλογή πρόσβασης στο ευρετήριο της αποθήκης υλικών και ειδών η οποία τηρείται υπό τη διαχείριση της εταιρείας.
   
• Το σύστημα παρέχει μια σειρά από εξειδικευμένες, προετοιμασμένες επιχειρησιακές αναφορές, καθώς και δείκτες απόδοσης, προκειμένου να επιτρέψει τη γρήγορη παρακολούθηση των δαπανών και της ανάθεσης χρηματικών πόρων της εταιρείας.
   
• Το Υποσύστημα e-Έγκριση Δαπανών μπορεί να διασυνδεθεί άμεσα με το Υποσύστημα Διαχείρισης Συμβάσεων Προμηθευτών όταν συμφωνηθεί η επιλογή προμηθευτών υπηρεσιών και εξοπλισμού και δεν απαιτείται άλλη αναμονή στη διαδικασία, παρακολουθώντας τις διαδικασίες προμήθειας και προσφορών.
   

Κάποιοι από τους πελάτες μας που χρησιμοποιούν το Υποσύστημα e-Έγκριση Δαπανών

Επιστροφή