Η σύνταξη νέων συμβάσεων ή η επαναδιαπραγμάτευση παλαιών είναι μέρος της καθημερινής δραστηριότητας μιας σύγχρονης επιχείρησης. Είτε αναφερόμαστε σε εσωτερικές συμβάσεις (με τους υπαλλήλους και τους συνεργάτες της εταιρείας) ή σε εξωτερικές (με τους προμηθευτές ρεύματος, νερού, αερίου, επικοινωνιών, εξοπλισμού, τις τράπεζες, τους εταίρους) η διαχείριση συμβάσεων είναι ένας τομέας ανάλωσης χρόνου και εξειδικευμένων (στα νομικά και τα οικονομικά) ανθρώπινων πόρων. Η διαδικασία επιλογής και αποδοχής των εργοληπτών αλλά και η επίβλεψη της εκτέλεσης αυτών των συμβάσεων σύμφωνα με τους όρους τους απαιτούν μια ισχυρή, σταθερή λύση διαχείρισης πληροφορίας που να απλοποιεί και να βελτιστοποιεί αυτές τις διαδικασίες.

Το Υποσύστημα Διαχείρισης Συμβάσεων Προμηθευτών στη σουίτα λογισμικού Charisma Cost Control, είναι η λύση που απαιτείται για την παρακολούθηση του πλήρους κύκλου ζωής μιας σύμβασης προμήθειας, από την προετοιμασία της μέχρι την υπογραφή, την εκτέλεση και τη λήξη της. Το Υποσύστημα Διαχείρισης Συμβάσεων Προμηθευτών είναι ένα απαραίτητο συστατικό για την υποστήριξη της στρατηγικής σε εταιρείες οι οποίες πρέπει να διαχειριστούν μεγάλα έργα προμήθειας, τόσο λόγω των χαρακτηριστικών του όσο και λόγω των δυνατοτήτων ολοκλήρωσής του με άλλα συστήματα ERP, διαχείρισης έργου (project management), διαχείρισης ανθρώπινων πόρων(human resources) κ.λπ.


Οικονομικά και λειτουργικά οφέλη

Μειώνει τα κόστη για τη διαχείριση των συμβάσεων
Το Υποσύστημα Διαχείρισης Συμβάσεων Προμηθευτών περιορίζει τις σχεδόν μεσαιωνικές πρακτικές και παρέχει μια σύγχρονη μέθοδο διαχείρισης συμβάσεων με κεντροποίηση της πληροφορίας, ελαχιστοποίηση των περιττών χειροκίνητων ενεργειών, αυτοματοποίηση και περιορισμό ορισμένων βημάτων (π.χ. τα συμβόλαια με αξία μικρότερη από ένα όριο δε χρειάζεται να περνούν από το νομικό τμήμα). Η εξαιρετική παραμετρικότητα της εφαρμογής επιτρέπει τον καθορισμό των ροών εργασίας των εγκρίσεων σύμφωνα με τις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε εταιρείας χωριστά.

Αυξάνει τη συμμόρφωση με κανόνες και περιορίζει τους οικονομικούς κινδύνους
Η εφαρμογή περιλαμβάνει ένα εργαλείο για την αποθήκευση «μαθημάτων» σχετικά με τις πρακτικές και την επιχειρησιακή λειτουργία, που λαμβάνονται με το πέρασμα του χρόνου, βοηθώντας έτσι την εταιρεία να προσδιορίζει μια σειρά πολιτικών και κανόνων και να συμμορφώνεται με αυτούς. Για παράδειγμα, δεν υπογράφεται καμία σύμβαση με ρήτρες υψηλότερες από ένα όριο.

Μειώνει τους λειτουργικούς κινδύνους
Το Υποσύστημα Διαχείρισης Συμβάσεων Προμηθευτών διασφαλίζει αποτελεσματικό έλεγχο της εκτέλεσης συμβάσεων έργων, περιλαμβάνοντας υπενθυμίσεις για τις απαιτούμενες εργαίες καθώς και ειδοποιήσεις για τους κινδύνους που σχετίζονται με κάθε εργασία. Έτσι, κάθε αποτυχία συμμόρφωσης με τις εταιρικές πολιτικές διαβιβάζεται αμέσως στους αρμόδιους για τις αποφάσεις οι οποίοι μπορούν να παρέμβουν στις διαδικασίες μειώνοντας τους λειτουργικούς κινδύνους για την εταιρεία.

Βελτιώνει την οικονομική διαχείριση
Το Υποσύστημα Διαχείρισης Συμβάσεων Προμηθευτών παρέχει πλήρη διαφάνεια στις συμβάσεις μιας εταιρείας για το σύνολο της περιόδου ισχύος τους, ώστε να βοηθά ουσιαστικά στις στρατηγικές αποφάσεις της εταιρείας.


Χαρακτηριστικά

• Παρακολούθηση των συμβάσεων και της σχετικής πληροφορίας.
   
• Διαχείριση των εμπορικών και οικονομικών θεμάτων που σχετίζονται με τις συμβάσεις, όπως: τιμολόγια προμηθευτών, συμφωνημένο πρόγραμμα πληρωμών, προκαταβολές, χρεόγραφα, εγγυητικές επιστολές, ανεξόφλητα υπόλοιπα, κατάσταση πιστώσεων, ρήτρες.
   
• Έλεγχος της διαδικασίας ανάλυσης επενδύσεων και σχεδιασμού: χρηματοοικονομικά σενάρια, επιχειρηματικά σχέδια, σχέδια προϋπολογισμού, ταμειακές ροές και ισολογισμοί.
   
• Διαχείριση καθυστερήσεων και συμβάντων κατά τη διάρκεια ισχύος μιας σύμβασης (διαχείριση περιστατικών).
   
• Διαχείριση έγκρισης της πληρωμής τιμολογίων προμηθευτών με παραμετροποίηση και παρακολούθηση των ροών εγκρίσεων «πληρωτέων», μέσω προσδιορισμού των ρόλων που εμπλέκονται στην εγκριτική διαδικασία καθώς και των όρων πληρωμής.
   
• Αντιστοίχιση τιμολογίων, πληρωμών και λογαριασμών του προϋπολογισμού.
   
• Διαχείριση εγγράφων  - υποστηρίζει την εργασία με έγγραφα και φυσικά αρχεία που επισυνάπτονται σε ροές εργασίας ή σχετίζονται με την εκτέλεση μιας σύμβασης με προμηθευτή.
   
• Μηχανή αναζήτησης υψηλής απόδοσης για γρήγορη εύρεση των δεδομένων που σχετίζονται με προμηθευτές, συμβάσεις και στάδια εκτέλεσης συμβάσεων.
   
• Ιστορικό των συμβατικών σχέσεων με διάφορους προμηθευτές, που βοηθά την εταιρεία στις διαδικασίες αποφάσεων.
   

Κάποιοι από τους πελάτες μας που χρησιμοποιούν το Υποσύστημα Διαχείρισης Συμβάσεων Προμηθευτών

Επιστροφή