Начало I Решения I Каризма УЧК I Модули I HR Document Management
HR Document Management
|
Управлението на документи в Човешки Ресурси е една от дейностите, отнемащи най- много време в Отдела. Внедряването на електронни трудови книжки, липсата на лична документация в цифров формат и трудностите при управлението на тези документи в тяхната физическа форма, неефективната комуникация между отделите на компанията, както и липсата на информация за промени в налични документи, са проблеми, които могат да бъдат разрешени чрез специализирано решение за управление.
Модул HR Document Management осигурява цялостно управление на документацията на Отдел Човешки Ресурси( работни графици, административна документация, сертификати, договори, дипломи), като изцяло се интегрира със съществуващия работен поток на компанията.
Решението включва в себе си функции като сканиране на документи, съхраняване, архивиране, променяне на история, контрол на версии, отчетност и нива на достъп, дефинирани от системния администратор, или одобрение на вече качени в системата документи.
Финансови и Оперативни Ползи
Автоматизира дейностите по управление на документацията на ЧР
Нуждата от работа с физически документи отпада чрез сканиране на архива, като същевременно се намалява времето за генериране на определени типове всекидневно използвани документи.
Намалява времето за отговор на вътрешни Заявки
Заявките от служители за документи под отговорност на Отдел ЧР получават по- бърз отговор благодарение на възможността за изготвяне на исканите документи на място: сертификати, молби за ползване на платен отпуск, служебни бележки за приходи, трудови книжки на служителите, допълнителни копия на документи, индивидуални сертификати, и работни листи.
Подобрява потоците за одобрение
Благодарение на интеграцията си с Charisma HCM, модула осигурява надеждна комуникация относно специфични процеси на одобрение, които изискват намесата на много служители на компанията. Можете да конфигурирате различни типове вътрешно одобрение или проследяване на потоци документи, съобразно нуждите си: сертификати, служители по заместване, оценка, набиране на служители, празници, банкова документация, и др.
Функции
-
Предоставя управление на цифрови версии на работни, както и лични документи, като трудови книжки, приложения, индивидуални сертификати, документи за банкови заеми, и др.;
-
Осигурява интеграция със съществуващия работен поток в HCM – позволява и имплементацията на системи за поток документи, като одобрение, циркулация в компанията, както и назначени задачи и потоци служители;
-
Естествено интегриран с Charisma HCM – модула осигурява архив за всеки служител и местоположение ( за компании с множество звена) , издаване на отчети за пълнота на архива, съгласно списък с документи в персонални файлове (OPIS), предоставя автоматични права за достъп на базата на организационната структура, издава автоматични уведомления за всяка промяна или изтегляне на документ; всичко това се осъществява чрез OCR сертификат, на базата на който може да се търси всякаква информация, заредена в системата;
-
Уникално място за съхраняване на документи, Document Center,който предоставя различни функционалности, като запазване на документи, архивиране, извличане, история, контрол на версии, отчетност, добавяне и актуализиране, достъп до документи според правата на потребителите ( публичните зони са достъпни за всички членове, а частните- само за определени Отдели или работни групи, на базата на нива на права за достъп);
-
История на документ – модула проследява всички промени по документите, с възможност за преглед по всяко време и връщане в предишни версии;
-
История на документи на служители – приложението разполага с множество филтри и критерии за специализирано търсене (тип служител, име, тип документ или записи в Charisma HCM, HCM Portal или Charisma ERP), складира и управлява потоци документи, или ги интегрира директно в работния поток;
-
Местонахождение на документ –местата, където физическите документи трябва да се съхраняват, могат да бъдат определени или в компанията, или от доставчика, отговарящ за складирането на документацията;
- Функционалност тип библиотека – ако документ, който трябва да бъде върнат в определен срок, е издаден, решението позволява конфигурирането на аларми с персонална дата за заявителя, и изпраща уведомления.
Някои от клиентите, които използват HR Document Management
Тест Сега
Открийте най-достъпното и интуитивно бизнес решениепрепоръки
- "... ..."
- Florentina Gogolan,
HR Administrative Manager Carrefour România