Намаляването на вътрешните разходи би било  много по-ефективно само ако се използва средство за рисково управление. Служителите, взимащи решения в организацията имат нуждата от пълна и действителна перспектива за неоправданите разходи, както и за разходите, които не влияят на рентабилността на компанията, а вредят на финансовото и представяне.

 

eExpense Approval модул е софтуерен продукт, специално разработен за проследяване , контрол и рационализиране на разходите на компанията и е част от комплекта на Charisma Cost Control като изцяло покрива вътрешните процеси по пазаруване на компанията. Основните средства, които се използват са бюджетните разходи, поръчките, процесите по одобрение на исканите разходи, възможностите за преглед на наличния инвентар. Продуктите включват процеси, специфични за всяка бизнес сфера и лесно се адаптират към специфичните нужди на всяка компания. 

 

 

Финансови и оперативни ползи

Намалява финансовия риск

Системата контролира всяка придобивка (идентифициране/лимит/стопиране), чрез прилагането на автоматичен процес по валидиране. По този начин се предотвратява надхвърляне на бюджет и се осигурява постоянен контрол според планирания и валидиран бюджет.

 

Яснота за потребителите

Системата осигурява бърз достъп за всички служители на компанията чрез публикуване на ордъри за разходи и централизацията им в единна локация. Продуктът премахва човешките усилия от този процес, като по този начин значително се намаляват времето за рутинни дейности и оперативните разходи. 

 

Контролира и намалява оперативните разходи и разходите за преместване на данни

Свързана и синхронизирана с всяка друга ERP система, позволява автоматизация на управлението на покупките, базирайки се на уникална база данни. 

 

Намалява времето, необходимо за построяване на разходния бюджет

Приятелският потребителски интерфейс и/или интеграцията с вече конфигурирана ERP система позволява бързо създаване на разходния бюджет, без никакво допълнително обучение.
 

• Бюджетът е организационната структура за определяне, планиране и контрол на разходите по периоди.  Независимо дали става дума за разходите за електричество, вода, газ, офис нужди, хардуер оборудване, телефон и Интернет или за разходите, свързани със служители, отдели, маркетинг, всички те могат да бъдат групирани, ограничени и проследени детайлно чрез разходни центрове и бюджетни линии на отделни периоди от време и на организационно ниво.  
   
• Независимо дали са определени в eExpense Approval приложение или външно конфигурирани в друга ERP система, за всяка бюджетна линия е определен собственик. Той/Тя управлява всички заявки за разходи, публикувани чрез ордър карти, включващи сумата, разходния център свързан с изискания разход и неговия тип.
   
• Процесът по одобрение на разхода е гъвкав и може да бъде адаптиран към всеки тип организация и действителното одобрение се състои от три стъпки:
  • Всеки служител е назначен към мениджър, който одобрява разхода.
  • Всяка бюджетна линия има назначен собственик, който ще потвърди цената или стойността на разхода.
  • Всеки бюджет има определен собственик, който ще одобри сумата на разхода.
• Начисляване на разхода към бюджетна сметка може да бъде направено, когато искането е инициирано или при неговото одобрение, ръчно или автоматично, в зависимост от компанията.
   
• Приложението има опцията за достъп до вътрешен материал или заскладена стока, управлявана и складирана в компанията.
   
•  Системата осигурява серия от специализирани приспособени отчети, както и показатели на представяне, за проследяване на фирмените разходи и процесите по разпределение на парите.
   
• eExpense Approval модул може да бъде директно интегриран с Модул за Управление на Договори , когато изборът на доставчици на услуги и оборудване е съгласуван и процесът не се нуждае от предположения, проследяване на процесите по купуване и обвързване с договори.