Acasa I Expertiză I Resurse I Analize şi studii de caz I Din Spatele Culiselor I Eficientizarea proceselor de achiziţie
Eficientizarea proceselor de achiziţie
Multe companii au investit sume mari în implementarea unor sisteme de gestiune, de tip ERP. În schimb, companiile mici şi mijlocii sunt dezavantajate pentru că nu-şi permit, în cele mai multe cazuri, să investească în astfel de sisteme. Astfel, munca devine redundantă, timpul operaţional este extrem de mare, iar productivitatea şi eficienţa oamenilor este sub aşteptări.
Construcţia şi implementarea unui sistem central, unic, de achiziţie, bazat pe reguli şi proceduri clare, transparente pentru organizaţie, este un proces nu doar esenţial, dar şi accesibil. Din păcate, valoarea unui astfel de sistem nu este conştientizată decât de o parte dintre oamenii de decizie, mai ales de cei care înţeleg necesitatea unui sistem informatic pentru urmărirea eficienţei cheltuirii banilor în cazul în care compania în care lucrează are o structură eterogenă complexă. În ultimii ani, furnizorii de soluţii software au dezvoltat sisteme extrem de performante pentru reducerea ineficienţei proceselor de achiziţie, specializate pe verticale şi adaptate nevoilor fiecărei companii în parte.
Standardizare şi automatizare
Prin intermediul unui sistem informatic de management al achiziţiilor, o companie îşi poate standardiza şi armoniza nevoile de achiziţii între diverse departamente sau direcţii de business, putând ţine sub control mult mai uşor acest proces. Prin consolidarea necesarului de achiziţii de la nivel de compartiment sau departament şi până la nivel de organizaţie, pe o perioadă de timp bazată pe istoric dar şi pe previziunile de dezvoltare a afacerii, responsabilii de achiziţii au avantajul negocierii unor volume mari, pentru care pot obţine reduceri substanţiale, deci economii importante în bugetul de achiziţii.
Unul dintre atuurile majore aduse de utilizarea unei platforme de tip e-procurement este tocmai impunerea mai uşoară a unor reguli de achiziţii în cadrul companiei, care de multe ori rezultă în specificaţii mai bune şi o atenţie crescută nu doar asupra costurilor, dar şi asupra furnizorilor. Astfel, orice achiziţie intră într-un proces standard de aprobare a criteriilor de calitate sau a condiţiilor de livrare impuse de politica de achiziţii a companiei, lăsând deschisă între furnizori o concurenţă perfect transparentă pentru responsabilii companiei cumpărătoare.
Platformă de achiziţii dinamică şi în timp real
Un sistem de tip e-Procurement presupune o platformă on-line care permite companiilor să-şi desfăşoare zilnic activităţile legate de achiziţii, de la structurarea bugetului, administrarea cererilor de cheltuieli, gestionarea şi dezvoltarea relaţiilor cu furnizorii, şi până la urmărirea contractelor cu aceştia şi finalizarea lor în cele mai bune condiţii.
Marea majoritate se bazează pe tehnologii de ultimă generaţie pentru eficientizarea şi automatizarea proceselor de achiziţii, pentru conectarea cumpărătorilor şi vânzatorilor, pentru onorarea comenzilor şi pentru a încheia rapid afaceri profitabile.
Beneficiile unei platforme de e-procurement, concrete şi justificabile
Creşte productivitatea prin:
Creşte productivitatea prin:
- Automatizarea muncii manuale şi reducerea muncii rutiniere, rezultând mai mult timp pentru relaţia cu vânzătorii şi pentru negocieri mai bune;
- Delegarea activităţilor, în mod securizat şi controlat, către utilizatorii finali, lăsând mai mult timp pentru administrarea şi supravegherea companiei;
- Scurtarea şi standardizarea fluxului operaţional de achiziţie.
Creşte eficienţa prin:
Eliminarea muncii manuale şi rutinieră, ajutând la reducerea oportunităţilor legate de erorile umane şi munca repetată;
- Facilitatea adusă de existenţa diverselor produse şi a motoarelor de căutare;
- Accesul la o bază unică de date de furnizori, incidente şi evenimente de tipul întârzierilor sau calitatea neconformă cu specificaţiile, putând astfel decide rapid asupra relaţiei contractuale;
- Fluidizarea procesului de achiziţie, de la iniţierea RFQ, la cererea de achiziţie, sau deshiderea acţiunilor de tip licitaţie, până la încheierea contractului cu furnizorul.
Reduce costurile prin :
- Evitarea depăţirii bugetului companiei, asigurându-se în permanenţă încadrarea în planificare şi sistemul de aprobare;
- Reducerea efortului implicat în finalizarea unei cereri de achiziţie;
- Micşorarea perioadei dintre cerere şi onorarea comenzii, previzionându-se mai corect necesarul de stoc al companiei;
- Gruparea mai multor cereri sau produse, ducând la negocieri în condiţii mai favorabile contractelor.
Justificarea unui astfel de sistem informatic pentru automatizarea şi simplificarea procesului de achiziţii diferă de la organizaţie la alta, depinzând atât de dinamica de creştere, cât şi de structura organizaţiei sau de maturitatea proceselor interne. Astfel, în funcţie de aceste criterii, impactul reducerii costurilor tangibile de achiziţie (reducerea preţului contractului x nivelul de conformitate cu specificaţiile) este:
Dar, poate cel mai important beneficiu pe care sistemul informatic îl aduce departamentelor de achiziţii este posibilitatea asigurării unui project management eficient pentru livrarea necesarului de achiziţii în condiţiile de timp, cost şi calitate agreate cu clienţii interni. Sistemul asigură astfel o transparenţă completă asupra economiei de costuri efectuată pe anumite perioade de timp, gradul de standardizare a specificaţiilor, bazei de furnizori, sau a nivelului de sinergie între diverse unităţi de business. Astfel, recuperarea investiţiei poate fi calculată extrem de uşor şi pragmatic.
Indiferent de sistemul de e-Procurement ales, presiunea mediului economic asupra companiilor de orice dimensiune, mai ales în contextul măsurilor de austeritate cu care se confruntă România, face absolut necesară o soluţie informatică pentru urmărirea proceselor de achiziţie, urmărirea contractelor cu furnizorii şi reducerea costurilor interne.